Integrert Løsning for Presentasjonsadministrasjon
Et digitalt presentasjonsøkosystem som forbedrer styring av arrangementer og konferanser, og støtter ende-til-ende-arbeidsflyter for arrangementer, fra forberedelser online til gjennomføring på stedet
Bransje
Media
Team
12–16 medlemmer
Lansert
2023
Land
USA
200
arbeidsstasjoner administrert samtidig
40%
redusert tid på arrangementsforberedelse og -koordinering
25-30
arbeidstimer spart for ledergruppen per arrangement
Om Kunden Vår
AVFX er en amerikansk leverandør av audiovisuelle tjenester og arrangementsproduksjon med sterk tilstedeværelse i hele landet. Selskapet leverer arrangementer for lokale virksomheter og store konsern, inkludert Philips, HomeGoods og Medtronic.
AVFX ble grunnlagt i 1961 i Colorado, og opererer i dag fra kontorer i Boston, Denver og Orlando, og støtter konferanser, utstillinger og store live-arrangementer med avanserte tekniske oppsett. Oppdraget deres er å hjelpe organisasjoner med å levere oppslukende og pålitelige publikumsopplevelser, noe som gjør pålitelig presentasjonsadministrasjon til en kritisk del av tjenestetilbudet deres.
Kundens Forretningsmål
For å heve kvaliteten på tjenestene sine, trengte kunden vår å erstatte sitt utdaterte presentasjonsadministrasjonssystem med en moderne, tilpasset løsning som knytter sammen forberedelser online og gjennomføring på stedet. De søkte en pålitelig tech-partner som kunne:
Bygge en tilpasset plattform for presentasjonsadministrasjon for å forenkle arbeidsflyter for arrangementer, automatisere innholdsoperasjoner og erstatte det utdaterte legacy-systemet med en skalerbar, forretningsorientert løsning innen Q1 2024.
Lansere den nye plattformen innenfor kortest mulig tidsramme for å erstatte legacy-systemet før et stort arrangement planlagt i desember 2023. Hovedmålet var å levere en stabil, testet løsning i tide til arrangementet.
Ta i bruk et moderne teknologigrunnlag for å sikre at det nye systemet er enkelt å vedlikeholde og skalere. Målet var å støtte samtidig arbeid på 70+ arbeidsstasjoner fra start, med kapasitet til å skalere opp til 200+ etter hvert som plattformen vokser.
Samarbeidsprosess og Resultater
Vi bygget partnerskapet rundt en faseinndelt tilnærming. Det startet med Discovery for å definere krav og samkjøre mål, og gikk deretter gjennom to utviklingsfaser som gjorde idéer om til et fungerende produkt.
Planleggingsfase
Prosjektet startet med en Discovery-fase der vi analyserte AVFX sine arbeidsflyter, definerte arkitekturdrivere og dokumenterte begrensninger som ett enkelt språk på tvers av web- og on-premise-apper, serverless-skalering og offline-first-krav.
Samarbeidet kombinerte formelle sjekkpunkter og daglig kommunikasjon: e-post for beslutninger, Google Meet for strukturerte workshops, og en dedikert Slack-kanal for raske spørsmål og risikohåndtering.
Mot slutten av Discovery hadde teamet en omforent MVP-omfang, estimater for første lansering og et veikart for de påfølgende fasene. Dette oppsettet lot interessentene validere omfang og tekniske valg tidlig, og reduserte omarbeid under utviklingen.
Sentrale leveranser fra Discovery-fasen inkluderte:
- UX- og prosessleveranser: designkonsept, brukerflyter, personas, BPMN-diagrammer
- Arkitekturleveranser: deployment-, infrastruktur- og synkroniseringsdiagrammer, Software Architecture Document, kvalitetsattributtscenarier
- Leveringsleveranser: Feature Breakdown List, prosjektplan med estimater, anbefalt teamsammensetning
Utvikling i Detalj
Utviklingsprosessen ble gjennomført i to hovedfaser. I den første bygget vi kjernefunksjonaliteten og leverte MVP-en på tidsplan til et vellykket pilotarrangement. I den andre utvidet vi systemets kapabiliteter, foredlet sentrale funksjoner og sikret jevn ytelse på storskalakonferanser.
1. fase – Utvikling av MVP for presentasjonssystemet
- Fase 1 startet i september 2023 og fokuserte på å levere kjerne-arbeidsflyten for presentasjoner i tide til AVFX sine arrangementer ved årsslutt. Den viktigste tekniske utfordringen var sanntidskommunikasjon mellom den skybaserte webportalen og on-premise-app-suiten, samtidig som systemet skulle være enkelt å vedlikeholde over tid.
- Ingeniørene våre designet én felles kodebase i JavaScript / TypeScript på tvers av webgrensesnittet og desktop-appene, og brukte React for portalen og Electron for on-premise-suiten. I skyen implementerte vi en serverless-arkitektur basert på AWS Lambda og Amazon S3, som sikrer automatisk skalering ved høy belastning og stabile infrastrukturkostnader.
- Vi innførte rollebasert tilgang i webportalen for administratorer og presentatører, og leverte den første versjonen av on-premise-suiten: en serverapplikasjon for administratorer og lokale arbeidsstasjoner for presentatører. Arbeidsstasjonene ble optimalisert for offline-drift, slik at presentasjoner kunne kjøres selv ved ustabil eller manglende internettforbindelse.
Mot slutten av Fase 1 ble den første lanseringen levert vellykket på tidsplan, i tråd med kundens Q1 2024-milepæl. Løsningen ble vellykket testet på et pilotarrangement i desember 2023, der representanten vår var til stede på stedet for å gi umiddelbar bistand og koordinere fjernarbeid fra Cleveroad-teamet. Arrangementet fikk positive tilbakemeldinger fra presentatører og administratorer, og MVP-en ble grunnlaget for videre forbedringer.
2. fase – Utvidelse av systemets funksjonalitet
- Den andre fasen fokuserte på å utvide funksjonaliteten og forberede systemet for større arrangementer. Vi innførte tilpassbare arrangementssider for kundens merkevarebygging og implementerte databasekoding og fontstøtte for ikke-latinske tegn for å muliggjøre internasjonal bruk.
- Arkitekturen ble forbedret med modulært design og infrastructure-as-code-praksis, noe som gjorde systemet enklere å skalere og oppdatere. Vi forbedret også synkroniseringen mellom on-site- og skysystemer for å støtte store presentasjonsvolum på tvers av flere lokasjoner.
- Vi justerte teamstrukturen etter kundens forespørsel for å passe til de nye prioriteringene, blant annet ved å legge til en Electron-utvikler og fleksibelt engasjement av DevOps- og designressurser. Det gjorde at vi kunne levere nye funksjoner raskere samtidig som vi opprettholdt effektiv ressursbruk.
Den andre lanseringen ble validert på et storskalaarrangement i august 2024, som omfattet 75 arbeidsstasjoner i samtidig drift. Med løpende støtte fra Cleveroad kjørte systemet arrangementet jevnt og viste tydelig kapasitetsmargin – klar til å skalere utover 200 arbeidsstasjoner for kommende arrangementer i 2025. Gjennom begge fasene opprettholdt ekspertene våre tett samarbeid med kundens team, og var tilgjengelige til tross for betydelige tidsforskjeller, og ga til og med støtte under helgearrangementer.
Produktets Hovedelementer
Produktet ble designet som et modulært økosystem, der hver del støtter et eget stadium i arrangementsprosessen. Sammen muliggjør modulene smidig forberedelse, effektiv koordinering og pålitelig live-gjennomføring.
Online webportal for administratorer
Online webportal for administratorer
Webportalen for administratorer fungerer som det sentrale styringspunktet for å håndtere arrangementer. Den ble designet for å forenkle forberedelser, koordinere presentatører og sikre at alle økter går jevnt.
- Rollebasert tilgang sørger for at hver administrator kun ser verktøyene de trenger, og holder systemet sikkert og enkelt å bruke.
- Dashbord for arrangementsstyring lar deg følge opp tidslinjer for økter, presentatørenes klargjøring og opplastet materiell.
- Verktøy for koordinering av presentatører gjør det mulig å overvåke innleveringer, be om oppdateringer og godkjenne materiell.
- Varsler og påminnelser holder presentatører og evaluerere på linje med fristene, og reduserer risiko i siste liten.
Online webportal for brukere
Online webportal for brukere
Brukerportalen ble bygget for presentatører og evaluerere, og gir dem intuitive verktøy for å håndtere arbeidet sitt uten tekniske barrierer.
- Sikker innlogging gir rask tilgang til personlige kontoer.
- Opplasting og versjonering av presentasjoner lar presentatører levere materiell, gjøre redigeringer og ferdigstille slides i tide til arrangementet.
- Funksjonalitet for evaluerere muliggjør raske tilbakemeldinger og godkjenninger, og holder forberedelsesprosessen transparent.
- Tilpassbare arrangementssider lar arrangører merke økter med logoer, talerbiografier og annet arrangementsspesifikt innhold for en konsekvent deltakeropplevelse.
On-Premise App-suite
On-Premise App-suite
On-Premise App-suiten ble utviklet for å garantere pålitelig drift under live-arrangementer, selv på lokasjoner med begrenset eller ustabil internettilgang.
- Serverapplikasjon gir administratorer kontroll over lokale arbeidsstasjoner og overvåkningsmuligheter under arrangementer.
- Sanntidssynkronisering sørger for at endringer gjort i webportalen umiddelbart reflekteres på stedet.
- Sentralisert administratorkontroll hjelper med å håndtere alle presentasjoner, rom og tidsplaner fra ett grensesnitt.
- Offline-stabilitet sikrer at arrangementet kan fortsette uten avbrudd hvis internettforbindelsen svikter.
On-Premise arbeidsstasjoner
On-Premise arbeidsstasjoner
Arbeidsstasjonene ble designet for å gi presentatører en smidig, stressfri opplevelse under øktene sine.
- Forhåndskonfigurerte desktoper gir presentatører direkte tilgang til de ferdigstilte slidesene sine.
- Offline-tilgang lar presentasjoner kjøre jevnt selv uten internettforbindelse.
- Automatisk synkronisering oppdaterer innhold så snart arbeidsstasjonen kobler seg til nettverket igjen.
- Integrasjon i arrangementsflyten sørger for at presentatører kan fokusere på leveransen, mens administratorer håndterer tekniske detaljer i bakgrunnen.
Teknologistack
Tech stack ble valgt etter prosjektets krav og forretningslogikk
Webarkitektur
Frontend
React.js
Tailwind CSS
Backend
Node JS
Type Script
AWS lambda
On-premise-arkitektur
Desktop framework
Electron
Local database
SQLite
Verdi for Kunden Vår
Levering i tide sikret forretningskontinuitet
Cleveroad lanserte den første versjonen av produktet før kundens Q1 2024-frist og i tide til et høyprofilert arrangement i desember 2023. Den vellykkede piloten gjorde at AVFX kunne innfri forpliktelsene sine, bevare kundenes tillit og pensjonere det upålitelige legacy-systemet uten avbrudd i tjenesten.
Plattformen åpnet nye inntektsmuligheter
Løsningen støttet arrangementer med økende kompleksitet og enhetstall. I august 2024 gjennomførte AVFX et stort arrangement med 75 arbeidsstasjoner under sentralisert on-premise-kontroll. Plattformen er nå skalert for over 200 arbeidsstasjoner, slik at AVFX kan levere større arrangementer og forfølge oppdrag med høyere verdi.
Forbedret kundeopplevelse
Profesjonelle presentatører som regelmessig bruker bransjeverktøy ga positive tilbakemeldinger om systemets brukervennlighet. De fremhevet det rett-frem-grensesnittet sammenlignet med konkurrerende plattformer, noe som hjalp AVFX med å skille tjenestene sine fra andre, styrke relasjonene med sentrale talere og forsterke ryktet sitt som en teknologiledende arrangementsleverandør.
Redusert administrativ overhead for arrangementer
De nye administrative verktøyene lar staben ha tilsyn med forberedelser, overvåke presentatørenes klargjøring og sende automatiserte påminnelser, framfor å håndtere alt manuelt. Som resultat ble koordineringstiden redusert med nesten 40 %, og det sparer rundt 25–30 stabstimer per arrangement og senker kostnadene.
Kundene Våre Sier
USACEO ved AVFX
“Cleveroad leverte vellykket vår tilpassede presentasjonsløsning fra bunnen av, i tide og med all nødvendig funksjonalitet.”