Integrierte Lösung für das Präsentationsmanagement
Ein digitales Präsentations-Ökosystem, das das Management von Veranstaltungen und Konferenzen verbessert und durchgängige Event-Workflows von der Online-Vorbereitung bis zur Durchführung vor Ort unterstützt
Branche
Medien
Team
12–16 Mitglieder
Markteinführung
2023
Land
USA
200
gleichzeitig verwaltete Workstations
40%
Zeitersparnis bei Event-Vorbereitung und -Koordination
25–30
eingesparte Arbeitsstunden für das Management-Team pro Event
Ãœber unseren Kunden
AVFX ist ein in den USA ansässiger Anbieter audiovisueller Leistungen und der Eventproduktion mit landesweit starker Präsenz. Das Unternehmen führt Veranstaltungen für lokale Unternehmen und große Konzerne durch, darunter Philips, HomeGoods und Medtronic.
AVFX wurde 1961 in Colorado gegründet und ist heute mit Niederlassungen in Boston, Denver und Orlando aktiv. Es unterstützt Konferenzen, Messen und große Live-Veranstaltungen mit fortgeschrittenen technischen Aufbauten. Das Unternehmen hat sich zur Aufgabe gemacht, Organisationen dabei zu helfen, ein immersives, verlässliches Publikumserlebnis zu liefern; ein zuverlässiges Präsentationsmanagement ist daher ein zentraler Bestandteil seines Leistungsangebots.
Geschäftliche Ziele des Kunden
Um die Qualität seiner Leistungen zu verbessern, musste unser Kunde sein veraltetes Präsentationsmanagementsystem mit einer modernen, individuellen Lösung ablösen, die die Online-Vorbereitung von Veranstaltungen mit der Durchführung vor Ort verbindet. Er suchte einen verlässlichen Tech-Partner, der:
Eine individuelle Plattform für das Präsentationsmanagement aufbaut, um Event-Workflows zu vereinfachen, Content-Vorgänge zu automatisieren und das veraltete Altsystem vor dem ersten Quartal 2024 durch eine skalierbare, geschäftsorientierte Lösung zu ersetzen.
Die neue Plattform in kürzestmöglicher Zeit einführt, um das Altsystem vor einer Großveranstaltung im Dezember 2023 abzulösen. Hauptziel war die Bereitstellung einer stabilen, getesteten Lösung rechtzeitig zur Veranstaltung.
Eine moderne Technologiebasis einsetzt, um die Wartbarkeit und Skalierbarkeit des neuen Systems zu sichern. Ziel war es, von Anfang an die gleichzeitige Arbeit auf über 70 Workstations zu unterstützen, mit der Möglichkeit, mit dem Wachstum der Plattform auf über 200 zu skalieren.
Kooperationsprozess und Ergebnisse
Wir haben unsere Partnerschaft auf einen phasenweisen Ansatz aufgebaut. Sie begann mit der Discovery zur Festlegung der Anforderungen und Abstimmung der Ziele und führte dann durch zwei Entwicklungsphasen, die Ideen in ein funktionierendes Produkt überführten.
Planungsphase
Das Projekt begann mit einer Discovery-Phase, in der wir die Workflows von AVFX analysiert, Architektur-Treiber definiert und Rahmenbedingungen dokumentiert haben, etwa eine einheitliche Sprache über die Web- und On-Premise-Anwendungen hinweg, eine serverlose Skalierung und Offline-First-Anforderungen.
Die Zusammenarbeit verband formelle Checkpoints mit dem täglichen Austausch: E-Mail für Entscheidungen, Google Meet für strukturierte Workshops und ein eigener Slack-Channel für schnelle Rückfragen und das Risikomanagement.
Am Ende der Discovery hatte das Team einen abgestimmten MVP-Umfang, Schätzungen für das erste Release und eine Roadmap für die folgenden Phasen. Dieses Vorgehen erlaubte es den Stakeholdern, Umfang und technische Entscheidungen frühzeitig zu validieren, was Nacharbeiten während der Entwicklung reduzierte.
Wesentliche Liefergegenstände der Discovery-Phase umfassten:
- UX- und Prozess-Assets: Designkonzept, User Flows, Personas, BPMN-Diagramme
- Architektur-Assets: Deployment-, Infrastruktur- und Synchronisationsdiagramme, Software Architecture Document, Quality-Attribute-Szenarien
- Delivery-Assets: Feature Breakdown List, Projektplan mit Schätzungen, empfohlene Teamzusammensetzung
Entwicklung im Detail
Der Entwicklungsprozess wurde in zwei Hauptphasen durchgeführt. In der ersten Phase haben wir die Kernfunktionalität aufgebaut und das MVP termingerecht für eine erfolgreiche Pilotveranstaltung geliefert. In der zweiten Phase haben wir die Möglichkeiten des Systems erweitert, zentrale Funktionen verfeinert und eine reibungslose Leistung bei großen Konferenzen sichergestellt.
1. Phase – Entwicklung des MVP für das Präsentationssystem
- Phase 1 startete im September 2023 und konzentrierte sich darauf, den zentralen Präsentations-Workflow rechtzeitig für die Jahresend-Events von AVFX zu liefern. Die wesentliche technische Herausforderung bestand in der Echtzeitkommunikation zwischen dem cloudbasierten Webportal und der On-Premise-App-Suite, ohne die langfristige Wartbarkeit des Systems zu beeinträchtigen.
- Unsere Engineers haben eine einheitliche JavaScript- / TypeScript-Codebasis über Weboberfläche und Desktop-Anwendungen hinweg entworfen und dabei React für das Portal und Electron für die On-Premise-Suite eingesetzt. In der Cloud haben wir eine serverlose Architektur auf Basis von AWS Lambda und Amazon S3 umgesetzt, die eine automatische Skalierung bei Lastspitzen und stabile Infrastrukturkosten sicherstellt.
- Wir haben rollenbasierten Zugriff im Webportal für Administratoren und Vortragende eingeführt und die erste Version der On-Premise-Suite geliefert: eine Server-Anwendung für Administratoren und lokale Workstations für Vortragende. Die Workstations wurden für den Offline-Betrieb optimiert, sodass Präsentationen auch bei instabiler oder fehlender Internetverbindung laufen können.
Am Ende von Phase 1 wurde das erste Release planmäßig geliefert und entsprach dem Meilenstein des Kunden für das erste Quartal 2024. Die Lösung wurde im Dezember 2023 erfolgreich bei einer Pilotveranstaltung getestet, bei der unser Vertreter vor Ort war, um unmittelbare Unterstützung zu leisten und die Remote-Arbeit des Cleveroad-Teams zu koordinieren. Die Veranstaltung erhielt positives Feedback von Vortragenden und Administratoren, und das MVP wurde zur Grundlage für weitere Verbesserungen.
2. Phase – Erweiterung der Systemfunktionalität
- Die zweite Phase konzentrierte sich auf die Erweiterung der Funktionalität und die Vorbereitung des Systems auf größere Veranstaltungen. Wir haben anpassbare Eventseiten für das Branding der Kunden eingeführt und die Datenbank-Codierung sowie die Schriftunterstützung für nicht-lateinische Zeichen umgesetzt, um den internationalen Einsatz zu ermöglichen.
- Die Architektur wurde durch ein modulares Design und Infrastructure-as-Code-Praktiken verbessert, was die Skalierung und Aktualisierung des Systems erleichtert. Außerdem haben wir die Synchronisation zwischen On-Premise- und Cloud-Systemen verbessert, um große Präsentationsvolumen an mehreren Veranstaltungsorten zu unterstützen.
- Wir haben die Teamstruktur auf Wunsch des Kunden angepasst, um den neuen Prioritäten gerecht zu werden, einschließlich der Aufnahme eines Electron-Entwicklers und der flexiblen Einbindung von DevOps- und Design-Ressourcen. Dadurch konnten wir neue Funktionen schneller liefern und gleichzeitig den Ressourceneinsatz effizient halten.
Das zweite Release wurde bei einer Großveranstaltung im August 2024 validiert, an der 75 Workstations gleichzeitig im Einsatz waren. Mit der laufenden Unterstützung von Cleveroad hat das System die Veranstaltung reibungslos abgewickelt und klare Reserven gezeigt, sodass es bereit ist, für die kommenden Events 2025 auf über 200 Workstations zu skalieren. In beiden Phasen haben unsere Experten eine enge Zusammenarbeit mit dem Team des Kunden gepflegt, waren trotz erheblicher Zeitzonenunterschiede erreichbar und haben sogar während Wochenend-Veranstaltungen Unterstützung geleistet.
Produkt-Grundlagen
Das Produkt wurde als modulares Ökosystem entworfen, in dem jeder Teil eine andere Phase des Veranstaltungsprozesses unterstützt. Zusammen ermöglichen diese Module eine reibungslose Vorbereitung, eine wirksame Koordination und eine verlässliche Live-Performance.
Online-Webportal für Administratoren
Online-Webportal für Administratoren
Das Webportal für Administratoren dient als zentraler Steuerungspunkt für die Verwaltung von Veranstaltungen. Es wurde entworfen, um die Vorbereitung zu vereinfachen, Vortragende zu koordinieren und einen reibungslosen Ablauf aller Sessions sicherzustellen.
- Rollenbasierter Zugriff stellt sicher, dass jeder Administrator nur die Werkzeuge sieht, die er benötigt, was das System sicher und einfach in der Bedienung hält.
- Dashboard für das Eventmanagement ermöglicht die Verfolgung von Session-Zeitplänen, der Bereitschaft der Vortragenden und der hochgeladenen Materialien.
- Werkzeuge zur Koordination der Vortragenden machen es möglich, Einreichungen zu überwachen, Aktualisierungen anzufordern und Materialien freizugeben.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen halten Vortragende und Reviewer im Hinblick auf Termine auf einer Linie und reduzieren Last-Minute-Risiken.
Online-Webportal für Nutzer
Online-Webportal für Nutzer
Das nutzerorientierte Portal wurde für Vortragende und Reviewer entwickelt und stellt ihnen intuitive Werkzeuge bereit, um ihre Arbeit ohne technische Hürden zu erledigen.
- Sichere Anmeldung bietet schnellen Zugriff auf persönliche Konten.
- Upload und Versionierung von Präsentationen erlauben Vortragenden, Materialien einzureichen, Bearbeitungen vorzunehmen und Folien rechtzeitig zur Veranstaltung fertigzustellen.
- Reviewer-Funktionalität ermöglicht schnelles Feedback und Freigaben und hält den Vorbereitungsprozess transparent.
- Anpassbare Eventseiten erlauben Veranstaltern, Sessions mit Logos, Kurzbiografien der Vortragenden und weiteren veranstaltungsspezifischen Inhalten zu branden, für ein einheitliches Teilnehmererlebnis.
On-Premise-App-Suite
On-Premise-App-Suite
Die On-Premise-App-Suite wurde entwickelt, um einen verlässlichen Betrieb während Live-Veranstaltungen zu garantieren, auch an Veranstaltungsorten mit eingeschränktem oder instabilem Internetzugang.
- Server-Anwendung verschafft Administratoren Kontrolle über lokale Workstations sowie Monitoring-Möglichkeiten während der Veranstaltungen.
- Echtzeit-Synchronisation stellt sicher, dass alle im Webportal vorgenommenen Änderungen sofort vor Ort übernommen werden.
- Zentrale Administrationssteuerung hilft, alle Präsentationen, Räume und Zeitabläufe über eine einzige Oberfläche zu verwalten.
- Offline-Stabilität stellt sicher, dass die Veranstaltung ohne Unterbrechungen weiterläuft, falls die Internetverbindung ausfällt.
On-Premise-Workstations
On-Premise-Workstations
Workstations wurden so konzipiert, dass Vortragende während ihrer Sessions ein reibungsloses, stressfreies Erlebnis haben.
- Vorkonfigurierte Desktops verschaffen Vortragenden direkten Zugriff auf ihre fertigen Folien.
- Offline-Zugriff ermöglicht, dass Präsentationen auch ohne Internetverbindung reibungslos laufen.
- Automatische Synchronisation aktualisiert Inhalte, sobald die Workstation wieder mit dem Netzwerk verbunden ist.
- Einbindung in den Eventablauf sorgt dafür, dass sich Vortragende auf den Vortrag konzentrieren können, während Administratoren die technischen Details im Hintergrund übernehmen.
Technologie-Stack
Der Technologie-Stack wurde entsprechend den Projektanforderungen und der Geschäftslogik ausgewählt
Web-Architektur
Frontend
React.js
Tailwind CSS
Backend
Node JS
Type Script
AWS lambda
On-Premise-Architektur
Desktop-Framework
Electron
Lokale Datenbank
SQLite
Mehrwert für unseren Kunden
Termingerechte Lieferung sicherte die Geschäftskontinuität
Cleveroad hat die erste Version des Produkts vor dem Termin des Kunden für das erste Quartal 2024 und rechtzeitig für eine hochkarätige Veranstaltung im Dezember 2023 veröffentlicht. Der erfolgreiche Pilot stellte sicher, dass AVFX seine Verpflichtungen erfüllen, das Vertrauen seiner Kunden bewahren und das unzuverlässige Altsystem ohne Unterbrechungen im Betrieb ablösen konnte.
Plattform eröffnete neue Umsatzchancen
Die Lösung unterstützte Veranstaltungen mit wachsender Komplexität und einer steigenden Geräteanzahl. Im August 2024 hat AVFX eine Großveranstaltung mit 75 Workstations unter zentraler On-Premise-Steuerung durchgeführt. Die Plattform ist inzwischen für über 200 Workstations skaliert, sodass AVFX größere Veranstaltungen abwickeln und höherwertige Aufträge anstreben kann.
Verbessertes Kundenerlebnis
Professionelle Vortragende, die regelmäßig Branchenwerkzeuge einsetzen, gaben positives Feedback zur Bedienbarkeit des Systems. Sie hoben die unkomplizierte Benutzeroberfläche im Vergleich zu konkurrierenden Plattformen hervor, was AVFX dabei half, sich mit seinen Leistungen zu unterscheiden, Beziehungen zu wichtigen Vortragenden zu festigen und seinen Ruf als technisch fortschrittlicher Eventanbieter zu stärken.
Geringerer Aufwand für das Eventmanagement
Die neuen Administrationswerkzeuge erlauben es den Mitarbeitenden, die Vorbereitung zu überblicken, die Bereitschaft der Vortragenden zu überwachen und automatisierte Erinnerungen zu versenden, statt alles manuell zu verwalten. Im Ergebnis verkürzte sich die Koordinationszeit um knapp 40 % und es wurden rund 25–30 Mitarbeiterstunden pro Veranstaltung eingespart, was die Kosten senkt.
Unsere Kunden sagen
USACEO bei AVFX
„Cleveroad hat unsere individuelle Präsentationslösung von Grund auf erfolgreich geliefert, termingerecht und mit der gesamten geforderten Funktionalität."