Solución Integrada de Gestión de Presentaciones
Un ecosistema de presentaciones digitales que mejora la gestión de eventos y conferencias y da soporte a los flujos de trabajo de eventos de extremo a extremo, desde la preparación online hasta la ejecución in situ
Sector
Medios de comunicación
Equipo
12-16 miembros
Lanzado
2023
País
EE. UU.
200
estaciones de trabajo gestionadas simultáneamente
40%
de reducción de tiempo en la preparación y coordinación de eventos
25-30
horas de trabajo ahorradas al equipo de gestión por evento
Sobre Nuestro Cliente
AVFX es un proveedor de servicios audiovisuales y de producción de eventos con sede en EE. UU. y una fuerte presencia a nivel nacional. La empresa organiza eventos para negocios locales y grandes empresas, entre ellas Philips, HomeGoods y Medtronic.
Fundada en 1961 en Colorado, AVFX opera ahora desde oficinas en Boston, Denver y Orlando, dando soporte a conferencias, exposiciones y grandes eventos en directo con configuraciones técnicas avanzadas. Su misión es ayudar a las organizaciones a ofrecer experiencias inmersivas y fiables al público, lo que convierte una gestión de presentaciones fiable en una parte crítica de su oferta de servicios.
Objetivos de Negocio del Cliente
Para mejorar la calidad de sus servicios, nuestro cliente necesitaba transformar su anticuado sistema de gestión de presentaciones con una moderna solución a medida que conectara la preparación online de los eventos con su ejecución in situ. Buscaba un partner tecnológico fiable que:
Construyera una plataforma de gestión de presentaciones a medida para agilizar los flujos de trabajo de los eventos, automatizar las operaciones de contenido y sustituir el anticuado sistema legacy por una solución escalable y alineada con el negocio antes del primer trimestre de 2024.
Lanzara la nueva plataforma en el menor tiempo posible para sustituir el sistema legacy antes de un gran evento previsto para diciembre de 2023. El objetivo principal era entregar una solución estable y probada a tiempo para el evento.
Adoptara una base tecnológica moderna para garantizar la mantenibilidad y la escalabilidad del nuevo sistema. El objetivo era admitir el trabajo simultáneo en más de 70 estaciones de trabajo desde el principio, con capacidad para escalar hasta más de 200 a medida que la plataforma crezca.
Proceso de Colaboración y Resultados
Construimos nuestra colaboración en torno a un enfoque por fases. Comenzó con la fase de Discovery para definir los requisitos y alinear los objetivos, y después avanzó a través de dos fases de desarrollo que transformaron las ideas en un producto funcional.
Etapa de Planificación
El proyecto comenzó con una fase de Discovery en la que analizamos los flujos de trabajo de AVFX, definimos los factores de arquitectura y documentamos restricciones como un único lenguaje en las aplicaciones web y on-premise, el escalado serverless y los requisitos offline-first.
La colaboración combinó puntos de control formales y comunicación diaria: email para las decisiones, Google Meet para talleres estructurados y un canal de Slack dedicado para preguntas rápidas y gestión de riesgos.
Al final de la fase de Discovery, el equipo contaba con un alcance de MVP acordado, estimaciones para la primera versión y una hoja de ruta para las fases posteriores. Esta configuración permitió a los stakeholders validar el alcance y las decisiones técnicas de forma temprana, reduciendo el retrabajo durante el desarrollo.
Los principales entregables de la fase de Discovery incluyeron:
- Recursos de UX y de procesos: concepto de diseño, flujos de usuario, personas, diagramas BPMN
- Recursos de arquitectura: diagramas de despliegue, infraestructura y sincronización, Software Architecture Document, escenarios de atributos de calidad
- Recursos de entrega: Feature Breakdown List, plan de proyecto con estimaciones, composición recomendada del equipo
Desarrollo en Detalle
El proceso de desarrollo se llevó a cabo en dos fases principales. En la primera, construimos la funcionalidad principal y entregamos el MVP según lo previsto para un evento piloto exitoso. En la segunda, ampliamos las capacidades del sistema, refinamos las funciones clave y garantizamos un rendimiento fluido en conferencias a gran escala.
1ª fase - Desarrollo del MVP del sistema de presentaciones
- La fase 1 comenzó en septiembre de 2023 y se centró en entregar el flujo de trabajo principal de presentaciones a tiempo para los eventos de fin de año de AVFX. El principal reto técnico era la comunicación en tiempo real entre el portal web en la nube y el conjunto de aplicaciones on-premise, manteniendo al mismo tiempo el sistema mantenible a largo plazo.
- Nuestros ingenieros diseñaron una única base de código en JavaScript / TypeScript para la interfaz web y las aplicaciones de escritorio, utilizando React para el portal y Electron para el conjunto on-premise. En la nube, implementamos una arquitectura serverless basada en AWS Lambda y Amazon S3, garantizando el escalado automático durante las cargas máximas y unos costes de infraestructura estables.
- Introdujimos el acceso basado en roles en el portal web para administradores y presentadores, y entregamos la primera versión del conjunto on-premise: una aplicación de servidor para los administradores y estaciones de trabajo locales para los presentadores. Las estaciones de trabajo se optimizaron para el funcionamiento offline, de modo que las presentaciones pudieran ejecutarse incluso con una conexión a internet inestable o inexistente.
Al final de la fase 1, la primera versión se entregó con éxito según lo previsto, en consonancia con el hito del primer trimestre de 2024 del cliente. La solución se probó con éxito en un evento piloto en diciembre de 2023, donde nuestro representante estuvo presente in situ para prestar asistencia inmediata y coordinar el trabajo remoto del equipo de Cleveroad. El evento recibió comentarios positivos de presentadores y administradores, y el MVP se convirtió en la base para nuevas mejoras.
2ª fase - Ampliación de la funcionalidad del sistema
- La segunda fase se centró en ampliar la funcionalidad y preparar el sistema para eventos de mayor tamaño. Introdujimos páginas de eventos personalizables para la marca del cliente e implementamos la codificación de la base de datos y el soporte de fuentes para caracteres no latinos, con el fin de permitir su uso internacional.
- La arquitectura se mejoró con un diseño modular y prácticas de infraestructura como código, lo que facilita el escalado y la actualización del sistema. También mejoramos la sincronización entre los sistemas in situ y en la nube para admitir grandes volúmenes de presentaciones en múltiples sedes.
- Ajustamos la estructura del equipo a petición del cliente para adaptarnos a las nuevas prioridades, incluyendo la incorporación de un desarrollador de Electron y la participación flexible de recursos de DevOps y diseño. Esto nos permitió entregar nuevas funciones con mayor rapidez, manteniendo al mismo tiempo un uso eficiente de los recursos.
La segunda versión se validó en un evento a gran escala en agosto de 2024, que implicó 75 estaciones de trabajo funcionando simultáneamente. Con el soporte continuo de Cleveroad, el sistema gestionó el evento sin problemas y mostró un claro margen de crecimiento, listo para escalar más allá de 200 estaciones de trabajo para los pr óximos eventos de 2025. A lo largo de ambas fases, nuestros expertos mantuvieron una estrecha colaboración con el equipo del cliente, permaneciendo disponibles a pesar de las notables diferencias de zona horaria e incluso prestando soporte durante eventos de fin de semana.
Aspectos Esenciales del Producto
El producto se diseñó como un ecosistema modular, en el que cada parte da soporte a una etapa diferente del proceso del evento. En conjunto, estos módulos permiten una preparación fluida, una coordinación eficaz y una ejecución en directo fiable.
Portal Web Online para Administradores
Portal Web Online para Administradores
El portal web para administradores actúa como el punto central de control para gestionar los eventos. Se diseñó para simplificar la preparación, coordinar a los presentadores y garantizar que todas las sesiones se desarrollen sin problemas.
- El acceso basado en roles garantiza que cada administrador solo vea las herramientas que necesita, manteniendo el sistema seguro y fácil de usar.
- El panel de gestión de eventos permite hacer un seguimiento de los cronogramas de las sesiones, la disponibilidad de los presentadores y los materiales subidos.
- Las herramientas de coordinación de presentadores permiten supervisar los envíos, solicitar actualizaciones y aprobar materiales.
- Las notificaciones y los recordatorios mantienen a presentadores y revisores alineados con los plazos, reduciendo los riesgos de última hora.
Portal Web Online para Usuarios
Portal Web Online para Usuarios
El portal orientado al usuario se creó para presentadores y revisores, ofreciéndoles herramientas intuitivas para gestionar su trabajo sin barreras técnicas.
- El inicio de sesión seguro proporciona un acceso rápido a las cuentas personales.
- La subida y el versionado de presentaciones permiten a los presentadores enviar materiales, realizar ediciones y finalizar las diapositivas a tiempo para el evento.
- La funcionalidad de revisor permite comentarios y aprobaciones rápidas, manteniendo transparente el proceso de preparación.
- Las páginas de eventos personalizables permiten a los organizadores personalizar las sesiones con logotipos, biografías de los ponentes y otros contenidos específicos del evento para una experiencia coherente de los asistentes.
Conjunto de Aplicaciones On-Premise
Conjunto de Aplicaciones On-Premise
El Conjunto de Aplicaciones On-Premise se desarrolló para garantizar operaciones fiables durante los eventos en directo, incluso en sedes con acceso a internet limitado o inestable.
- La aplicación de servidor ofrece a los administradores control sobre las estaciones de trabajo locales y capacidades de monitorización durante los eventos.
- La sincronización en tiempo real garantiza que cualquier cambio realizado en el portal web se refleje al instante in situ.
- El control administrativo centralizado ayuda a gestionar todas las presentaciones, salas y tiempos desde una única interfaz.
- La estabilidad offline garantiza que el evento pueda continuar sin interrupciones si falla la conexión a internet.
Estaciones de Trabajo On-Premise
Estaciones de Trabajo On-Premise
Las estaciones de trabajo se diseñaron para ofrecer a los presentadores una experiencia fluida y sin estrés durante sus sesiones.
- Los escritorios preconfigurados dan a los presentadores acceso directo a sus diapositivas finalizadas.
- El acceso offline permite que las presentaciones se ejecuten sin problemas incluso sin conexión a internet.
- La sincronización automática actualiza el contenido en cuanto la estación de trabajo se reconecta a la red.
- La integración en el flujo del evento garantiza que los presentadores puedan centrarse en la exposición, mientras los administradores se ocupan de los detalles técnicos en segundo plano.
Stack tecnológico
El stack tecnológico se seleccionó de acuerdo con los requisitos del proyecto y la lógica de negocio
Arquitectura web
Frontend
React.js
Tailwind CSS
Backend
Node JS
Type Script
AWS lambda
Arquitectura on-premise
Framework de escritorio
Electron
Base de datos local
SQLite
Valor para Nuestro Cliente
La entrega puntual aseguró la continuidad del negocio
Cleveroad lanzó la primera versión del producto antes del plazo del primer trimestre de 2024 del cliente y a tiempo para un evento de gran relevancia en diciembre de 2023. El piloto exitoso garantizó que AVFX pudiera cumplir sus compromisos, preservar la confianza de los clientes y retirar el poco fiable sistema legacy sin interrupciones en el servicio.
La plataforma abrió nuevas oportunidades de ingresos
La solución dio soporte a eventos con una complejidad y un número de dispositivos crecientes. En agosto de 2024, AVFX organizó un gran evento con 75 estaciones de trabajo bajo control on-premise centralizado. La plataforma está ahora escalada para más de 200 estaciones de trabajo, lo que permite a AVFX organizar eventos de mayor tamaño y aspirar a proyectos de mayor valor.
Experiencia de cliente mejorada
Los presentadores profesionales que utilizan habitualmente herramientas del sector valoraron positivamente la usabilidad del sistema. Destacaron su interfaz sencilla en comparación con las plataformas de la competencia, lo que ayudó a AVFX a diferenciar sus servicios, fortalecer las relaciones con ponentes clave y reforzar su reputación como proveedor de eventos con visión tecnológica.
Menor sobrecarga en la gestión de eventos
Las nuevas herramientas administrativas permiten al personal supervisar la preparación, monitorizar la disponibilidad de los presentadores y enviar recordatorios automáticos, en lugar de gestionarlo todo manualmente. Como resultado, el tiempo de coordinación se redujo en casi un 40 %, ahorrando aproximadamente entre 25 y 30 horas de personal por evento y reduciendo los costes.
Lo Que Dicen Nuestros Clientes
EE. UU.CEO de AVFX
“Cleveroad entregó con éxito nuestra solución de presentaciones a medida desde cero, a tiempo y con toda la funcionalidad requerida.”