Løsning for Juridisk Saksbehandling
Cleveroad hjalp Law Squared med å bygge og lansere Cubed, en Microsoft 365-native multi-tenant-plattform for kontrakt- og saksbehandling, som nå er i drift på tvers av Australia og Storbritannia
Bransje
LegalTech
Team
4 medlemmer
Lansert
2024
Land
Australia
25%
økning i saker behandlet per kvartal
7x
raskere onboarding, kuttet fra 2 uker til 2 dager
9
tenant-organisasjoner onboardet på 6 måneder
Om Kunden VÃ¥r
Law Squared er et NewLaw-firma innen Squared Group, morselskapet og det strategiske knutepunktet bak Law Squared, Cubed og Tetra Claims. Law Squared jobber med interne juridiske team hos store selskaper, ASX-noterte virksomheter og multinasjonale konsern, og leverer juridiske tjenester slik moderne virksomheter faktisk opererer: raskt, kommersielt og uten unødvendige prosesser.
Firmaet ble stiftet i Melbourne i 2016, og opererer nå fra fem byer i tre land (Sydney, Brisbane, London og Auckland). De er kåret til Australias mest innovative advokatfirma, og har fortjent betegnelsen ved å bygge nye måter å levere juridiske tjenester på, ikke bare snakke om dem.
Kundens Forretningsmål
Gjennom flere år med tett samarbeid med interne juridiske team identifiserte Law Squared gjentakende operasjonelle utfordringer: økende arbeidsmengde, budsjettbegrensninger og juridisk teknologi som enten var for kompleks eller dårlig integrert i daglige arbeidsflyter.
For å bedre samarbeid og operasjonell effektivitet, bestemte kunden vår seg for å skape Cubed – en Microsoft 365-basert plattform for sak- og kontraktbehandling, designet spesielt for moderne juridiske team. De søkte en erfaren teknologipartner som kunne:
Levere en fungerende plattform for kontrakt- og saksbehandling innen en fast frist, som dekker hele livssyklusen fra mottak til avslutning.
Arkitekturere plattformen som et multi-tenant SaaS-produkt slik at Law Squared kunne distribuere isolerte miljøer for hver bedriftskunde, samtidig som sentralisert kontroll over governance og konfigurasjon ble bevart.
Bygge produktet slik at Law Squareds team kunne håndtere skalering, konfigurasjon og daglige justeringer uten å trenge utviklere på vakt.
Hvorfor Hyllevare Ikke Fungerte
Juridiske team hadde tilgang til frittstående CLM-plattformer som Agiloft, Ironclad og ContractPodAi. Disse verktøyene krevde imidlertid separat infrastruktur, trakk brukerne ut av Microsoft-miljøet sitt, og la til integrasjonskompleksitet som mange mindre team ikke klarte å håndtere.
Det dypere problemet var arkitektonisk. Ingen var designet som multi-tenant SaaS-plattformer som et advokatfirma kunne distribuere og styre på tvers av flere klientorganisasjoner med streng dataisolering.
Å bygge Cubed på Microsoft Power Apps, med data som forblir inne i hver kundes Microsoft 365-tenant, løste begge utfordringene.
Samarbeidsprosess og Resultater
Vi strukturerte samarbeidet i tydelige stadier. Det startet med planlegging og validering for å definere omfanget og redusere risiko, og gikk deretter videre til utvikling, der konseptet ble omformet til et skalerbart SaaS-produkt klart for lansering.
Planleggingsfase
Prosjektet startet med en Solution Design Workshop for å samkjøre produktvisjonen med realistiske tekniske muligheter. Cleveroads solution architect og business analyst vurderte gjennomførbarhet, forretningsbegrensninger og forventninger til tidsplan, og definerte en teknisk tilnærming tilpasset kundens mål og operasjonelle miljø.
Etter workshopen oversatte en strukturert Discovery Phase disse beslutningene til en detaljert utførelsesplan. Teamet dokumenterte funksjonelle og ikke-funksjonelle krav, designet systemarkitektur og UI-konsepter, og utviklet en Proof of Concept for å validere gjennomførbarheten av Power Apps og Azure Pipelines som distribusjonsverktøy.
Mot slutten av planleggingsfasen mottok interessentene et validert MVP-omfang, bekreftet distribusjonsstrategi og et tydelig veikart for fremtidig produktskalering, noe som reduserte tekniske risikoer før utvikling.
Sentrale leveranser fra Discovery Phase inkluderte:
- Proof of Concept som validerer gjennomførbarheten av PowerApps
- Dokumentasjon av funksjonelle og ikke-funksjonelle krav
- Definisjon av forretningsbegrensninger
- UI-designkonsepter
- Arkitekturspesifikasjoner og distribusjonsstrategi
- Validering av Azure Pipelines
- Detaljert prosjektplan med MVP-omfang og skaleringsveikart
Utvikling i Detalj
Utviklingen fokuserte på å gjøre det validerte konseptet om til en skalerbar SaaS-plattform bygget på Microsoft Power Apps. Hovedmålet var å levere en fungerende MVP raskt, samtidig som vi løste plattformbegrensninger og forberedte systemet for fremtidig vekst.
- Det første steget var å bygge kjernen av arbeidsflytene for kontrakt- og saksbehandling i Power Apps. Under utviklingen møtte teamet ytelsesproblemer med store datasett og begrensninger i native tilpasning. For å løse dette utviklet Cleveroad-ingeniører tilpassede frontend-komponenter, blant annet et forbedret Kanban-style-grensesnitt.
- Deretter tok teamet tak i integrasjonsutfordringer. Eksterne tjenester krevde ikke-standardiserte tilnærminger, så utviklerne våre laget tilpassede koblinger, inkludert en automatisert e-postparser som henter ut relevante data fra innkommende meldinger og lagrer dem direkte i systemet. Denne automatiseringen reduserte den manuelle arbeidsmengden betydelig for juridiske team.
- Til slutt ble løsningen forberedt for SaaS-skalering. Siden Power Apps ikke har innebygd støtte for multi-tenancy, ble tenant-spesifikk logikk implementert direkte i kodebasen. Teamet etablerte også DevOps-prosesser og distribusjonspipelines for å håndtere flere miljøer, og sikret juridisk samsvar i Australia og Storbritannia.
Cube MVP-en ble levert på tidsplan og oppfylte alle ytelses- og funksjonelle krav. Etter lansering viste plattformen høy kodekvalitet uten rapporterte kritiske feil. Juridiske team berømmet løsningen for det intuitive grensesnittet og praktiske verdien, og produktet fikk raskt fotfeste på tvers av Australia og Storbritannia, med økende interesse fra andre regioner.
Produktets Hovedelementer
Plattformen er bygget som et samlet system for juridisk drift, som kombinerer saksbehandling, kontrakt-governance, rapportering og tilgangskontroll i ett Microsoft-basert miljø
Matter Management
Matter Management
Matter Management-modulen styrer hele livssyklusen til juridiske saker, fra opprettelse til avslutning.
Brukere kan opprette, oppdatere, tildele, omfordele, søke, filtrere, arkivere og avslutte saker innenfor et strukturert arbeidsområde. Hver sak lagrer tilknyttede dokumenter, e-poster, notater, festede høydepunkter og avslutningsregistre.
Revisjonshistorikk og aktivitetslogger gir full sporbarhet. Verktøy for synlighet av arbeidsbelastning støtter prioritering og reduserer operasjonelle flaskehalser på tvers av team.
Contract Management
Contract Management
Contract Management-modulen kontrollerer kontrakter fra utkast gjennom godkjenning, signering og deaktivering.
Kontrakter kan opprettes uavhengig eller genereres fra saker, og arver sentrale kontekstdata. Brukere kan tildele kontrakter, håndtere godkjenningsflyter, godkjenne eller avvise avtaler, utløse påminnelser og følge opp forpliktelser.
Godkjenningstyper og utpekte godkjennere kan konfigureres per kontraktskategori. Alle kontrakter, e-poster og støttedokumenter lagres sentralt med full revisjonsspor. Valgfri DocuSign-integrasjon muliggjør sikker signering i samme miljø.
Legal Dashboard
Legal Dashboard
Legal Dashboard gir sanntidsoversikt over saker, kontrakter og fordeling av samlet arbeidsmengde.
Det støtter filtrering etter organisasjon, avdeling, ansvarlig og kontraktstype. Månedlige behandlingsmetrikker, kontraktsvolumer og saksgjennomstrømning følges i strukturerte dashbord.
Rapporter kan lastes ned for analyse på ledernivå, og legger til rette for KPI-oppfølging og operasjonell tilsyn uten manuell konsolidering.
Microsoft 365-integrasjon
Microsoft 365-integrasjon
Plattformen opererer native i Microsoft 365 ved bruk av Power Apps og Power Automate.
SharePoint fungerer som dokumentlager. Outlook støtter automatisert e-postsynkronisering. Power Automate muliggjør arbeidsflytautomatisering for varsler, godkjenninger og oppfølging av milepæler.
Alle data forblir i kundens Microsoft-tenant, noe som sikrer dataresidens, sikkerhet og samsvar uten avhengighet av ekstern infrastruktur.
Business Directory
Business Directory
Business Directory-modulen vedlikeholder strukturerte oppføringer av virksomheter knyttet til saker og kontrakter.
Brukere kan se, filtrere og oppdatere virksomhetsdata, noe som sikrer konsistent enhetsstyring og reduserer duplisering på tvers av juridiske oppføringer.
Admin App
Admin App
Denne modulen styrer tenant-konfigurasjon og rollebaserte tilganger innenfor multi-tenant-arkitekturen.
- Opprettelse, aktivering og deaktivering av organisasjoner
- Livssyklusstyring av brukere
- Aktivering av tjenester per organisasjon
- Opprettelse av roller og finkornet tilgangsjustering
- Tildeling av roller til organisasjoner
Application Admins kan konfigurere godkjenningsregler per kontraktstype, mens SuperAdmin-funksjonaliteten muliggjør overvåking på tvers av tenants og sentralisert governance.
Teknologistack
Vi brukte en Microsoft-basert teknologistack for å levere den nødvendige funksjonaliteten, sikre systemstabilitet og støtte sikker multi-tenant SaaS-drift.
Webarkitektur
Low-code frontend
Power Apps
Backend
Microsoft SQL Server
Dataverse
Power Automate
Azure
Core Infrastructure
Azure Repos
Azure Pipelines
Service Endpoints
Power Platform
Azure AD
Integrations
SharePoint
Outlook
Microsoft Forms
Stripe
Verdi for Kunden VÃ¥r
MVP levert på tidsplan med null kritiske feil
Cubed MVP-en ble levert på fristen. Overvåking etter lansering bekreftet null kritiske feil, og plattformen besto alle funksjonelle og ytelsesmessige tester i første lanseringssyklus. Cleveroad håndterte hele det tekniske omfanget, slik at Law Squareds team kunne konsentrere seg fullt og helt om produktretning og juridisk fagkompetanse. Staff augmentation-modellen holdt kostnadene forutsigbare og fjernet overheaden ved å rekruttere og lede et internt distribuert ingeniørteam.
Automatiserte prosesser reduserte arbeidsmengden med 35 %
Plattformen automatiserte hele livssyklusen for juridiske saker og kontrakter, fra advokattildelinger til godkjenninger og dokumentoppdateringer. Oppgaver som tidligere krevde manuell koordinering og oppfølging, ble til strukturerte og sporbare arbeidsflyter. Resultatet ble at administrativ arbeidsmengde gikk ned med opptil 30–35 %, noe som førte til 25 % flere saker ferdigstilt per kvartal. Samtidig kuttet strukturert godkjenningsflyt og automatiserte varsler den gjennomsnittlige kontraktssyklustiden fra 14 dager til 7 dager.
Rask adopsjon av Microsoft 365-native arkitektur
Den Microsoft 365-native arkitekturen lar plattformen integrere smidig med eksisterende juridiske arbeidsflyter i Outlook og SharePoint, og reduserer onboarding-friksjon. Løsningens intuitive grensesnitt kutter onboarding-tid per ny tenant til bare 2 dager, fra de typiske 2–3 ukene. Produktet fikk raskt fotfeste i Australia og Storbritannia, med 9 tenants onboardet i løpet av de første 6 månedene. Økende interesse fra flere regioner posisjonerte Cubed som et skalerbart SaaS-tilbud med sterkt internasjonalt vekstpotensial.
Kundene VÃ¥re Sier
