Matter-Management-Lösung für den Rechtsbereich
Cleveroad hat Law Squared dabei unterstützt, Cubed aufzubauen und zu starten – eine Microsoft-365-native Multi-Tenant-Plattform für Vertrags- und Matter-Management, die heute in Australien und Großbritannien im Einsatz ist
Branche
LegalTech
Team
4 Mitglieder
Markteinführung
2024
Land
Australien
25 %
mehr bearbeitete Matters pro Quartal
7-mal
schnelleres Onboarding, von 2 Wochen auf 2 Tage verkürzt
9
Mandantenorganisationen innerhalb von 6 Monaten eingebunden
Ãœber unseren Kunden
Law Squared ist eine NewLaw-Kanzlei innerhalb der Squared Group, der Muttergesellschaft und strategischen Drehscheibe hinter Law Squared, Cubed und Tetra Claims. Law Squared arbeitet mit internen Rechtsabteilungen von Konzernen, ASX-gelisteten Unternehmen und multinationalen Unternehmen zusammen und erbringt juristische Leistungen so, wie moderne Unternehmen tatsächlich arbeiten: schnell, geschäftsorientiert und ohne unnötige Prozesse.
Die 2016 in Melbourne gegründete Kanzlei ist heute in fünf Städten in drei Ländern aktiv (Sydney, Brisbane, London und Auckland). Sie wurde zur innovativsten Anwaltskanzlei Australiens ernannt und hat diese Auszeichnung verdient, indem sie neue Wege bei der Erbringung juristischer Leistungen geht, statt nur darüber zu sprechen.
Geschäftliche Ziele des Kunden
Im Laufe jahrelanger enger Zusammenarbeit mit internen Rechtsabteilungen hat Law Squared wiederkehrende betriebliche Herausforderungen erkannt: steigende Arbeitslast, Budgetbeschränkungen und juristische Technologie, die entweder zu komplex oder schlecht in die täglichen Workflows eingebunden war.
Um die Zusammenarbeit und betriebliche Effizienz zu verbessern, hat unser Kunde beschlossen, Cubed zu schaffen, eine Microsoft-365-basierte Plattform für Matter- und Vertragsmanagement, speziell für moderne Rechtsteams entwickelt. Der Kunde suchte einen erfahrenen Technologiepartner, der:
Eine funktionsfähige Plattform für Vertrags- und Matter-Management innerhalb einer festen Frist ausliefert, die den gesamten Lebenszyklus von der Einreichung bis zum Abschluss abdeckt.
Die Plattform als Multi-Tenant-SaaS-Produkt konzipiert, damit Law Squared isolierte Umgebungen für jeden Unternehmenskunden bereitstellen und gleichzeitig die zentrale Kontrolle über Governance und Konfiguration behalten kann.
Das Produkt so aufbaut, dass das Team von Law Squared Skalierung, Konfiguration und alltägliche Anpassungen ohne ständige Entwicklerunterstützung verwalten kann.
Warum Standardlösungen nicht funktionierten
Rechtsteams hatten Zugriff auf eigenständige CLM-Plattformen wie Agiloft, Ironclad und ContractPodAi. Diese Werkzeuge erforderten jedoch eine separate Infrastruktur, holten Nutzer aus ihrer Microsoft-Umgebung heraus und brachten eine Integrationskomplexität mit sich, die viele kleinere Teams nicht bewältigen konnten.
Das tieferliegende Problem war architektonischer Natur. Keine war als Multi-Tenant-SaaS-Plattform konzipiert, die eine Anwaltskanzlei über mehrere Kundenorganisationen hinweg mit strikter Datenisolation bereitstellen und steuern könnte.
Cubed auf Microsoft Power Apps aufzubauen, wobei die Daten im Microsoft-365-Tenant des jeweiligen Kunden verbleiben, hat beide Herausforderungen gelöst.
Kooperationsprozess und Ergebnisse
Wir haben die Zusammenarbeit in klare Phasen gegliedert. Sie begann mit Planung und Validierung, um den Umfang festzulegen und Risiken zu reduzieren, und ging dann in die Entwicklung über, in der das Konzept in ein skalierbares, marktreifes SaaS-Produkt überführt wurde.
Planungsphase
Das Projekt begann mit einem Solution Design Workshop, um die Produktvision mit den realistischen technischen Möglichkeiten in Einklang zu bringen. Solution Architect und Business Analyst von Cleveroad bewerteten Machbarkeit, geschäftliche Rahmenbedingungen und Zeitplan-Erwartungen und definierten einen technischen Ansatz, der auf die Ziele und das operative Umfeld des Kunden zugeschnitten war.
Im Anschluss an den Workshop überführte eine strukturierte Discovery-Phase diese Entscheidungen in einen detaillierten Umsetzungsplan. Das Team dokumentierte funktionale und nicht-funktionale Anforderungen, entwarf die Systemarchitektur und UI-Konzepte und entwickelte einen Proof of Concept, um die Machbarkeit von Power Apps und den Einsatz von Azure Pipelines als Deployment-Werkzeug zu validieren.
Am Ende der Planungsphase erhielten die Stakeholder einen validierten MVP-Umfang, eine bestätigte Deployment-Strategie und eine klare Roadmap für die zukünftige Produktskalierung, was die technischen Risiken vor der Entwicklung reduzierte.
Wesentliche Liefergegenstände der Discovery-Phase umfassten:
- Proof of Concept zur Validierung der Power-Apps-Machbarkeit
- Dokumentation funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen
- Definition der geschäftlichen Rahmenbedingungen
- UI-Designkonzepte
- Architekturspezifikationen und Deployment-Strategie
- Machbarkeitsvalidierung für Azure Pipelines
- Detaillierter Projektplan mit MVP-Umfang und Skalierungs-Roadmap
Entwicklung im Detail
Die Entwicklung konzentrierte sich darauf, das validierte Konzept in eine skalierbare SaaS-Plattform auf Basis von Microsoft Power Apps zu überführen. Das Hauptziel bestand darin, zügig ein funktionales MVP zu liefern, dabei die Plattform-Limitierungen zu meistern und das System auf zukünftiges Wachstum vorzubereiten.
- Der erste Schritt bestand darin, die zentralen Workflows für Contract- und Matter-Management in Power Apps aufzubauen. Während der Entwicklung stieß das Team auf Performance-Probleme bei großen Datenmengen und auf Grenzen in der nativen Anpassbarkeit. Um dies zu lösen, haben Cleveroad-Engineers individuelle Frontend-Komponenten entwickelt, darunter eine verbesserte Oberfläche im Kanban-Stil.
- Als Nächstes hat das Team Integrationsherausforderungen angegangen. Externe Dienste erforderten nicht standardmäßige Ansätze, sodass unsere Entwickler individuelle Connectors erstellt haben, darunter einen automatisierten E-Mail-Parser, der relevante Daten aus eingehenden Nachrichten extrahiert und direkt im System speichert. Diese Automatisierung hat den manuellen Aufwand für Rechtsteams deutlich reduziert.
- Schließlich wurde die Lösung auf die SaaS-Skalierung vorbereitet. Da Power Apps Multi-Tenancy nicht nativ unterstützt, wurde die mandantenspezifische Logik direkt in der Codebasis umgesetzt. Das Team etablierte zudem DevOps-Prozesse und Deployment-Pipelines, um mehrere Umgebungen zu verwalten und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben in Australien und Großbritannien sicherzustellen.
Das Cubed-MVP wurde planmäßig geliefert und erfüllte alle Performance- und funktionalen Anforderungen. Nach dem Launch zeigte die Plattform eine hohe Code-Qualität, ohne dass kritische Bugs gemeldet wurden. Rechtsteams lobten die Lösung für ihre intuitive Oberfläche und ihren praktischen Nutzen, und das Produkt fand zügig Verbreitung in Australien und Großbritannien, mit wachsendem Interesse aus weiteren Regionen.
Produkt-Grundlagen
Die Plattform ist als einheitliches Legal-Operations-System aufgebaut, das Matter-Management, Vertragssteuerung, Reporting und Zugriffskontrolle in einer Microsoft-basierten Umgebung vereint
Matter Management
Matter Management
Das Matter-Management-Modul steuert den gesamten Lebenszyklus juristischer Vorgänge von der Erstellung bis zum Abschluss.
Nutzer können Matters innerhalb eines strukturierten Workspace anlegen, aktualisieren, zuweisen, neu zuweisen, durchsuchen, filtern, archivieren und schließen. Jedes Matter speichert verknüpfte Dokumente, E-Mails, Notizen, angepinnte Highlights und Abschlusseinträge.
Die Audit-Historie und Aktivitätsprotokolle sorgen für vollständige Nachvollziehbarkeit. Werkzeuge zur Sichtbarkeit der Arbeitslast unterstützen die Priorisierung und reduzieren betriebliche Engpässe über Teams hinweg.
Contract Management
Contract Management
Das Contract-Management-Modul steuert Verträge vom Entwurf über die Genehmigung und Unterzeichnung bis zur Deaktivierung.
Verträge können eigenständig angelegt oder aus Matters generiert werden und übernehmen dabei zentrale Kontextdaten. Nutzer können Verträge zuweisen, Genehmigungs-Workflows verwalten, Vereinbarungen genehmigen oder ablehnen, Erinnerungen auslösen und Pflichten verfolgen.
Genehmigungsarten und vorgesehene Genehmigende lassen sich pro Vertragskategorie konfigurieren. Alle Verträge, E-Mails und ergänzenden Dokumente werden zentral mit vollständigen Audit-Trails gespeichert. Eine optionale DocuSign-Integration ermöglicht eine sichere Ausführung innerhalb derselben Umgebung.
Legal Dashboard
Legal Dashboard
Das Legal Dashboard bietet Echtzeit-Einblick in Matters, Verträge und die gesamte Verteilung der Arbeitslast.
Es unterstützt das Filtern nach Organisation, Abteilung, zugewiesener Person und Vertragstyp. Monatliche Bearbeitungsmetriken, Vertragsvolumen und der Matter-Durchsatz werden in strukturierten Dashboards verfolgt.
Berichte können für Analysen auf Führungsebene heruntergeladen werden, was KPI-Tracking und betriebliche Steuerung ohne manuelle Konsolidierung ermöglicht.
Microsoft-365-Integration
Microsoft-365-Integration
Die Plattform läuft nativ innerhalb von Microsoft 365 unter Einsatz von Power Apps und Power Automate.
SharePoint dient als Dokumenten-Repository. Outlook unterstützt die automatisierte E-Mail-Synchronisation. Power Automate ermöglicht die Workflow-Automatisierung für Benachrichtigungen, Genehmigungen und Meilenstein-Tracking.
Alle Daten verbleiben im Microsoft-Tenant des Kunden, was Datenresidenz, Sicherheit und Compliance ohne Abhängigkeit von externer Infrastruktur sicherstellt.
Unternehmensverzeichnis
Unternehmensverzeichnis
Das Unternehmensverzeichnis-Modul pflegt strukturierte Datensätze zu Unternehmen, die mit Matters und Verträgen verknüpft sind.
Nutzer können Unternehmensdaten einsehen, filtern und aktualisieren, was eine konsistente Stammdatenpflege gewährleistet und Doppelerfassungen in juristischen Datensätzen reduziert.
Admin App
Admin App
Dieses Modul steuert die Mandantenkonfiguration und rollenbasierte Berechtigungen innerhalb der Multi-Tenant-Architektur.
- Anlegen, Aktivieren und Deaktivieren von Organisationen
- Verwaltung des Nutzer-Lebenszyklus
- Aktivierung von Leistungen pro Organisation
- Erstellen von Rollen und feingranulare Anpassung von Berechtigungen
- Zuweisung von Rollen zu Organisationen
Application Admins können Genehmigungsregeln pro Vertragstyp konfigurieren, während die SuperAdmin-Funktionalität eine mandantenübergreifende Aufsicht und zentrale Governance ermöglicht.
Technologie-Stack
Wir haben einen Microsoft-basierten Technologie-Stack eingesetzt, um die geforderte Funktionalität zu liefern, die Systemstabilität sicherzustellen und einen sicheren Multi-Tenant-SaaS-Betrieb zu unterstützen.
Web-Architektur
Low-Code-Frontend
Power Apps
Backend
Microsoft SQL Server
Dataverse
Power Automate
Azure
Kerninfrastruktur
Azure Repos
Azure Pipelines
Service Endpoints
Power Platform
Azure AD
Integrationen
SharePoint
Outlook
Microsoft Forms
Stripe
Mehrwert für unseren Kunden
MVP termingerecht und ohne kritische Mängel geliefert
Das Cubed-MVP wurde fristgerecht ausgeliefert. Das Monitoring nach dem Launch bestätigte, dass keine kritischen Bugs auftraten, und die Plattform bestand alle funktionalen und Performance-Benchmarks im ersten Release-Zyklus. Cleveroad verantwortete den gesamten technischen Umfang, sodass sich das Team von Law Squared vollständig auf die Produktausrichtung und juristische Fachexpertise konzentrieren konnte. Das Staff-Augmentation-Modell hielt die Kosten kalkulierbar und sparte den Aufwand, ein verteiltes internes Entwicklungsteam einzustellen und zu führen.
Automatisierte Prozesse haben die Arbeitslast um 35 % reduziert
Die Plattform hat den gesamten Lebenszyklus juristischer Vorgänge und Verträge automatisiert, von der Anwaltszuweisung über Genehmigungen bis zu Dokumentenaktualisierungen. Aufgaben, die zuvor manuelle Koordination und Nachfassen erforderten, wurden zu strukturierten und nachvollziehbaren Workflows. Im Ergebnis ist die administrative Arbeitslast um bis zu 30–35 % gesunken, was zu 25 % mehr abgeschlossenen Matters pro Quartal geführt hat. Gleichzeitig haben das strukturierte Genehmigungs-Routing und automatisierte Benachrichtigungen die durchschnittliche Vertragslaufzeit von 14 auf 7 Tage verkürzt.
Schnelle Verbreitung der Microsoft-365-nativen Architektur
Die Microsoft-365-native Architektur erlaubt es der Plattform, sich nahtlos in bestehende juristische Workflows in Outlook und SharePoint einzubinden, was den Aufwand beim Onboarding reduziert. Die Intuitivität der Lösung verkürzt die Onboarding-Zeit pro neuem Tenant auf nur 2 Tage, gegenüber den üblichen 2–3 Wochen. Das Produkt fand zügig Verbreitung in Australien und Großbritannien, mit 9 Tenants, die innerhalb der ersten 6 Monate eingebunden wurden. Wachsendes Interesse aus weiteren Regionen positioniert Cubed als skalierbares SaaS-Angebot mit starkem internationalem Wachstumspotenzial.
Unsere Kunden sagen
