Solución de Gestión de Asuntos Legales
Cleveroad ayudó a Law Squared a crear y lanzar Cubed, una plataforma multiinquilino nativa de Microsoft 365 para la gestión de contratos y asuntos, que ahora opera en Australia y el Reino Unido
Sector
LegalTech
Equipo
4 miembros
Lanzado
2024
País
Australia
25%
aumento de asuntos procesados por trimestre
7x
incorporación más rápida, reducida de 2 semanas a 2 días
9
organizaciones inquilinas incorporadas en 6 meses
Sobre Nuestro Cliente
Law Squared es un bufete NewLaw dentro de Squared Group, la empresa matriz y centro estratégico que respalda a Law Squared, Cubed y Tetra Claims. Law Squared trabaja con equipos jurídicos internos de corporaciones, empresas cotizadas en la ASX y multinacionales, ofreciendo servicios jurídicos de la forma en que operan realmente las empresas modernas: rápida, comercial y sin procesos innecesarios.
Fundado en Melbourne en 2016, el bufete opera ahora desde cinco ciudades en tres países (Sídney, Brisbane, Londres y Auckland). Ha sido nombrado el bufete de abogados más innovador de Australia, y se ha ganado esa distinción creando nuevas formas de prestar servicios jurídicos en lugar de solo hablar de ello.
Objetivos Empresariales del Cliente
Tras años de estrecha colaboración con equipos jurídicos internos, Law Squared identificó retos operativos recurrentes: cargas de trabajo crecientes, limitaciones presupuestarias y una tecnología jurídica que era demasiado compleja o estaba mal integrada en los flujos de trabajo diarios.
Para mejorar la colaboración y la eficiencia operativa, nuestro cliente decidió crear Cubed: una plataforma de gestión de asuntos y contratos basada en Microsoft 365 y diseñada específicamente para equipos jurídicos modernos. Buscaban un socio tecnológico experimentado para:
Entregar una plataforma funcional de gestión de contratos y asuntos dentro de un plazo fijo, cubriendo todo el ciclo de vida desde la recepción hasta el cierre.
Diseñar la arquitectura de la plataforma como un producto SaaS multiinquilino para que Law Squared pudiera desplegar entornos aislados para cada cliente corporativo manteniendo el control centralizado sobre la gobernanza y la configuración.
Construir el producto de modo que el equipo de Law Squared pudiera gestionar el escalado, la configuración y los ajustes diarios sin necesidad de tener desarrolladores disponibles.
Por Qué las Soluciones Estándar No Funcionaban
Los equipos jurídicos tenían acceso a plataformas CLM independientes como Agiloft, Ironclad y ContractPodAi. Sin embargo, estas herramientas requerían una infraestructura separada, sacaban a los usuarios de su entorno Microsoft y añadían una complejidad de integración que muchos equipos más pequeños no podían gestionar.
El problema de fondo era arquitectónico. Ninguna estaba diseñada como plataforma SaaS multiinquilino que un bufete pudiera desplegar y gobernar en múltiples organizaciones cliente con un aislamiento estricto de los datos.
Construir Cubed sobre Microsoft Power Apps, con los datos permaneciendo dentro del inquilino de Microsoft 365 de cada cliente, resolvió ambos retos.
Proceso de Colaboración y Resultados
Estructuramos la colaboración en etapas claras. Comenzó con la planificación y la validación para definir el alcance y reducir los riesgos, y después pasó al desarrollo, donde el concepto se transformó en un producto SaaS escalable y listo para su lanzamiento.
Etapa de Planificación
El proyecto comenzó con un taller de diseño de la solución para alinear la visión del producto con las posibilidades técnicas realistas. El arquitecto de soluciones y el analista de negocio de Cleveroad evaluaron la viabilidad, las restricciones de negocio y las expectativas de plazos, definiendo un enfoque técnico adaptado a los objetivos y al entorno operativo del cliente.
Tras el taller, una fase de Discovery estructurada tradujo estas decisiones en un plan de ejecución detallado. El equipo documentó los requisitos funcionales y no funcionales, diseñó la arquitectura del sistema y los conceptos de UI, y desarrolló una prueba de concepto para validar la viabilidad de Power Apps y de Azure Pipelines como herramienta de despliegue.
Al final de la etapa de planificación, las partes interesadas recibieron un alcance de MVP validado, una estrategia de despliegue confirmada y una hoja de ruta clara para el escalado futuro del producto, reduciendo los riesgos técnicos antes del desarrollo.
Los principales entregables de la fase de Discovery incluyeron:
- Prueba de concepto que valida la viabilidad de PowerApps
- Documentación de requisitos funcionales y no funcionales
- Definición de las restricciones de negocio
- Conceptos de diseño de UI
- Especificaciones de arquitectura y estrategia de despliegue
- Validación de la viabilidad de Azure Pipelines
- Plan de proyecto detallado con el alcance del MVP y la hoja de ruta de escalado
Desarrollo en Detalle
El desarrollo se centró en transformar el concepto validado en una plataforma SaaS escalable construida sobre Microsoft Power Apps. El objetivo principal era entregar rápidamente un MVP funcional a la vez que se superaban las limitaciones de la plataforma y se preparaba el sistema para el crecimiento futuro.
- El primer paso fue crear los flujos de trabajo principales de gestión de contratos y asuntos en Power Apps. Durante el desarrollo, el equipo se encontró con problemas de rendimiento con grandes conjuntos de datos y con límites en la personalización nativa. Para resolverlo, los ingenieros de Cleveroad crearon componentes frontend personalizados, incluida una interfaz mejorada de estilo Kanban.
- A continuación, el equipo abordó los retos de integración. Los servicios externos requerían enfoques no estándar, por lo que nuestros desarrolladores crearon conectores personalizados, incluido un analizador de correos electrónicos automatizado que extrae los datos relevantes de los mensajes entrantes y los almacena directamente en el sistema. Esta automatización redujo significativamente la carga de trabajo manual de los equipos jurídicos.
- Por último, la solución se preparó para el escalado SaaS. Dado que Power Apps no admite de forma nativa las arquitecturas multiinquilino, la lógica específica de cada inquilino se implementó directamente en el código base. El equipo también estableció procesos DevOps y pipelines de despliegue para gestionar múltiples entornos, garantizando el cumplimiento normativo legal en Australia y el Reino Unido.
El MVP de Cube se entregó según lo previsto y cumplió todos los requisitos de rendimiento y funcionales. Tras el lanzamiento, la plataforma demostró una alta calidad de código sin ningún error crítico reportado. Los equipos jurídicos elogiaron la solución por su interfaz intuitiva y su valor práctico, y el producto ganó adopción rápidamente en Australia y el Reino Unido, con un interés creciente de otras regiones.
Aspectos Esenciales del Producto
La plataforma está estructurada como un sistema unificado de operaciones jurídicas que combina la gestión de asuntos, la gobernanza de contratos, la generación de informes y el control de acceso dentro de un único entorno basado en Microsoft
Gestión de Asuntos
Gestión de Asuntos
El módulo de Gestión de Asuntos rige todo el ciclo de vida de los asuntos legales desde su creación hasta su cierre.
Los usuarios pueden crear, actualizar, asignar, reasignar, buscar, filtrar, archivar y cerrar asuntos dentro de un espacio de trabajo estructurado. Cada asunto almacena documentos vinculados, correos electrónicos, notas, elementos destacados fijados y registros de cierre.
El historial de auditoría y los registros de actividad proporcionan una trazabilidad completa. Las herramientas de visibilidad de la carga de trabajo facilitan la priorización y reducen los cuellos de botella operativos entre equipos.
Gestión de Contratos
Gestión de Contratos
El módulo de Gestión de Contratos controla los contratos desde la redacción hasta la aprobación, la firma y la desactivación.
Los contratos pueden crearse de forma independiente o generarse a partir de asuntos, heredando datos contextuales clave. Los usuarios pueden asignar contratos, gestionar los flujos de aprobación, aprobar o rechazar acuerdos, activar recordatorios y hacer un seguimiento de las obligaciones.
Los tipos de aprobación y los aprobadores designados pueden configurarse por categoría de contrato. Todos los contratos, correos electrónicos y documentos de apoyo se almacenan de forma centralizada con registros de auditoría completos. La integración opcional con DocuSign permite una ejecución segura dentro del mismo entorno.
Panel Jurídico
Panel Jurídico
El Panel Jurídico proporciona visibilidad en tiempo real de los asuntos, los contratos y la distribución general de la carga de trabajo.
Permite filtrar por organización, departamento, responsable asignado y tipo de contrato. Las métricas de procesamiento mensuales, los volúmenes de contratos y el rendimiento de los asuntos se controlan en paneles estructurados.
Los informes pueden descargarse para el análisis ejecutivo, lo que permite el seguimiento de KPI y la supervisión operativa sin consolidación manual.
Integración con Microsoft 365
Integración con Microsoft 365
La plataforma opera de forma nativa dentro de Microsoft 365 utilizando Power Apps y Power Automate.
SharePoint actúa como repositorio de documentos. Outlook admite la sincronización automatizada de correos electrónicos. Power Automate permite la automatización de flujos de trabajo para notificaciones, aprobaciones y seguimiento de hitos.
Todos los datos permanecen dentro del inquilino de Microsoft del cliente, garantizando la residencia de los datos, la seguridad y el cumplimiento normativo sin depender de infraestructura externa.
Directorio de Empresas
Directorio de Empresas
El módulo de Directorio de Empresas mantiene registros estructurados de las empresas vinculadas a asuntos y contratos.
Los usuarios pueden ver, filtrar y actualizar los datos de las empresas, garantizando una gestión coherente de las entidades y reduciendo la duplicación en los registros legales.
Aplicación de Administración
Aplicación de Administración
Este módulo rige la configuración de los inquilinos y los permisos basados en roles dentro de la arquitectura multiinquilino.
- Creación, activación y desactivación de organizaciones
- Gestión del ciclo de vida de los usuarios
- Habilitación de servicios por organización
- Creación de roles y ajuste granular de permisos
- Asignación de roles a organizaciones
Los administradores de la aplicación pueden configurar reglas de aprobación por tipo de contrato, mientras que la funcionalidad de SuperAdmin permite la supervisión entre inquilinos y la gobernanza centralizada.
Stack tecnológico
Utilizamos un stack tecnológico basado en Microsoft para ofrecer la funcionalidad requerida, garantizar la estabilidad del sistema y dar soporte a operaciones SaaS multiinquilino seguras.
Arquitectura web
Frontend low-code
Power Apps
Backend
Microsoft SQL Server
Dataverse
Power Automate
Azure
Infraestructura principal
Azure Repos
Azure Pipelines
Service Endpoints
Power Platform
Azure AD
Integraciones
SharePoint
Outlook
Microsoft Forms
Stripe
Valor para Nuestro Cliente
MVP entregado según lo previsto con cero defectos críticos
El MVP de Cubed se entregó en el plazo previsto. La monitorización posterior al lanzamiento confirmó cero errores críticos, y la plataforma superó todos los indicadores de referencia funcionales y de rendimiento en el primer ciclo de lanzamiento. Cleveroad gestionó todo el alcance técnico, lo que permitió al equipo de Law Squared centrarse por completo en la dirección del producto y en la experiencia en el ámbito jurídico. El modelo de ampliación de personal mantuvo los costes predecibles y eliminó la carga de contratar y gestionar un equipo de ingeniería interno y distribuido.
Los procesos automatizados redujeron la carga de trabajo en un 35 %
La plataforma automatizó todo el ciclo de vida de los asuntos y contratos legales, desde la asignación de abogados hasta las aprobaciones y las actualizaciones de documentos. Las tareas que antes requerían coordinación manual y seguimientos se convirtieron en flujos de trabajo estructurados y rastreables. Como resultado, la carga de trabajo administrativa se redujo hasta en un 30-35 %, lo que llevó a completar un 25 % más de asuntos por trimestre. Al mismo tiempo, el enrutamiento estructurado de aprobaciones y las notificaciones automatizadas redujeron el tiempo medio del ciclo de contratos de 14 días a 7 días.
Adopción rápida de la arquitectura nativa de Microsoft 365
La arquitectura nativa de Microsoft 365 permite que la plataforma se integre a la perfección con los flujos de trabajo jurídicos existentes en Outlook y SharePoint, reduciendo la fricción en la incorporación. La intuitividad de la solución reduce el tiempo de incorporación por cada nuevo inquilino a solo 2 días, frente a las 2-3 semanas habituales. El producto ganó tracción rápidamente en Australia y el Reino Unido, con 9 inquilinos incorporados en los primeros 6 meses. El creciente interés de otras regiones posicionó a Cubed como una oferta SaaS escalable con un fuerte potencial de crecimiento internacional.
Lo Que Dicen Nuestros Clientes
