Administrasjonsplattform for STEM-program
En skreddersydd plattform for organisasjoner som driver STEM-program, designet for å automatisere interne arbeidsflyter, forbedre synlighet for forespørsler, og la skoler og partnere sende og behandle søknader effektivt
Bransje
Utdanning
Team
9 medlemmer
Lansert
2025
Land
USA
100%
suksessrate for innsending på tvers av 1 000+ skoler
40%
raskere behandlingstid for forespørsler på tvers av program
3x
reduksjon i manuell arbeidsbelastning for administratorer
Om Kunden Vår
Betabox er et amerikansk utdanningsselskap som leverer praktisk STEM-læring for K-12-elever gjennom mobile «Onsite Field Trip»-laboratorier, alt-i-ett-prosjektsett, lærerstøtte og Classbox-plattformen sin. Selskapet fokuserer på å gjøre STEM-program enkle å implementere for skoler, samtidig som læringen vedlikeholdes utover et enkelt arrangement gjennom en kombinasjon av fysiske opplevelser, løpende digitale engasjementsverktøy og virkelighetsnær utforskning i klasserommet.
Betabox ble grunnlagt av Sean Newman Maroni og har nådd over 500 000 elever på tvers av 1 000+ skoler og 150 distrikter. Selskapet bygger også partnerskap med organisasjoner som Google, MITRE og Red Hat, noe som gjør at opptil 90 % av programmene kan leveres uten kostnad.
Kundens Forretningsmål
Betabox håndterte alle forespørsler manuelt, noe som førte til tapte innsendinger, dokumentoverbelastning, ineffektiv koordinering og treg behandling etter hvert som etterspørselen fra skoler fortsatte å vokse. Teamet baserte seg opprinnelig på Airtable for å strukturere og håndtere disse arbeidsflytene, men etter hvert som driften skalerte, kunne det ikke støtte komplekse flertrinnsprosesser og økende koordineringsbehov. Som resultat bestemte Betabox seg for å bygge en sentralisert plattform for å håndtere forespørsler effektivt og automatisere arbeidsflyter. Derfor trengte de en teknologipartner som kunne:
Bygge en webbasert plattform for å automatisere intern drift og forenkle hvordan lærere utforsker STEM-program og sender søknader, med håndtering av feltturer på tvers av skoler og distrikter.
Lansere en MVP fokusert på Onsite Field Trips og Hands-On Projects for å validere arbeidsflyteffektivitet og støtte tidlig adopsjon gjennom pilotprogrammer.
Overholde en stram 6-måneders MVP-frist for å støtte onboarding og full utrulling før skoleåret 2025–2026
Samarbeidsprosess og Resultater
Samarbeidet vårt med Betabox fulgte en strukturert, iterativ tilnærming med fokus på rask validering og skalerbarhet. Det startet med en intensiv Discovery-fase for å redefinere produktkonseptet og samkjøre det med forretningsmålene, fulgt av utviklingsiterasjoner som leverte en plattform for å automatisere forespørselsbehandling og redusere manuell koordinering på tvers av STEM-program og partnerarbeidsflyter.
Planleggingsfase
I løpet av Discovery-fasen samkjørte Cleveroads PM, BA, SA og designer produktvisjonen og reduserte usikkerhet før utviklingen startet. Siden kunden revurderte den opprinnelige idéen, slo vi sammen Solution Design og Discovery til en fokusert tre-ukers prosess og bygde kravene fra bunnen av. Regelmessig kommunikasjon via Slack, e-post og Google Meet bidro til å holde fremdriften på sporet til tross for stramme tidsfrister.
I de første to ukene foredlet teamet konseptet, validerte antakelser, samkjørte forretnings- og tekniske mål, definerte kjernelogikk og brukerflyter, og forberedte en prioritert Feature Breakdown List med innledende omfang og avhengigheter.
I siste uke gjennomførte Cleveroad en Quality Attributes Workshop for å definere skalerbarhet- og ytelseskrav, mens designeren laget produktkonseptet. Alle resultater ble samlet i et Software Architecture Document som veiledet videre utvikling.
Sentrale leveranser fra Discovery-fasen inkluderte:
- Business Logic Diagram
- Feature Breakdown List
- Software Architecture Document
- Quality Attributes og scenarier
- Designkonsept
- Estimat for godkjent omfang
- Prosjektplan med Gantt-diagram
Utvikling i Detalj
Prosjektet utviklet seg gjennom to hovediterasjoner som spente over henholdsvis 13 og 8 sprinter. Den første iterasjonen fokuserte på å bygge kjerneplattformen for forespørselsautomatisering og intern drift. Den andre iterasjonen utvidet systemet med en dedikert partnerportal, og introduserte en ny brukerrolle og ekstra forretningslogikk.
1. iterasjon – Bygging av kjerneplattformen for automatisering
- I løpet av den første iterasjonen utviklet teamet vårt en webbasert automatiseringsplattform sentrert rundt to kjernemoduler: Educator App og Admin Panel. Educator App lar lærere sende programforespørsler, følge statusen på forespørsler og godkjenne Blueprints, mens Admin Panel sentraliserer søknadsgjennomgang, finansieringstildeling, operativ oppgavestyring og brukerhåndtering. Målet med denne fasen var å erstatte fragmentert manuell koordinering med en enhetlig digital arbeidsflyt for å forenkle kommunikasjon og forbedre operativ synlighet for både lærere og administratorer.
- Den viktigste tekniske utfordringen var å sikre stabil ytelse under sesongbaserte topper i forespørselsvolumet. For å løse dette implementerte ingeniørene våre en serverless AWS-arkitektur ved bruk av .NET og React.js, slik at systemet kan skalere dynamisk uten å opprettholde ledig infrastruktur. MySQL støttet transaksjonell konsistens for flertrinns forespørselsbehandling, mens .NET håndterte arbeidsflytorkestrering og integrasjonstung forretningslogikk. Godkjente Blueprints utløste automatisk oppgaveplanlegging, ressurslevering-tildelinger og statusvarsler.
- Mot slutten av den første iterasjonen leverte teamet MVP-en på 6 måneder, før skoleåret 2025–2026. Plattformen forenklet håndteringen av forespørsler, reduserte operative flaskehalser og forbedret behandlingstiden for skoler og administratorer. Med validert kjernefunksjonalitet, skalerbar AWS-infrastruktur og en strukturert QA-prosess med staging-validering, regression testing og rollback-mekanismer, støttet systemet vellykket samtidige innsendinger fra mer enn 1 000 skoler i toppperioder uten ytelsesproblemer.
2. iterasjon – Utvidelse med partnerportal-funksjonalitet
- Den andre iterasjonen fokuserte på å bygge en dedikert Partner Portal designet for bedriftssponsorer og impact-partnere. Denne modulen måtte støtte programdeltakelse og effektmåling, og muliggjøre strukturert samarbeid innenfor Betabox-økosystemet. For å definere omfang og budsjett presist startet Cleveroad-teamet med en ekstra to-ukers Discovery-fase, og fulgte en strukturert prosess med jevnlige sync-økter, idéverksteder, samkjøring av interessenter og funksjonsprioritering.
- Utviklingsfasen fokuserte på å skape partnerspesifikke arbeidsflyter og grensesnitt. Spesialistene våre implementerte funksjonalitet som lot partnere få tilgang til programdata, overvåke effektmetrikker og samhandle med pågående initiativer. Implementering av disse partner-rettede funksjonene krevde å utvide den eksisterende plattformlogikken samtidig som konsistens på tvers av brukerroller ble opprettholdt. Det ble lagt særlig vekt på datasynlighet og rollebasert tilgang for å sikre at partnere kunne operere uavhengig uten å påvirke interne arbeidsflyter.
- Partner Portal ble bygget som en integrert modul innenfor den eksisterende AWS-baserte serverless-arkitekturen sett fra et teknisk perspektiv. Cleveroad-ekspertene gjenbrukte kjernesystemkomponenter samtidig som de introduserte nye API-er og datastrukturer for å støtte partnerinteraksjoner og datautveksling. Denne tilnærmingen akselererte utviklingen, reduserte infrastrukturoverhead og opprettholdt konsistens på tvers av alle plattformmoduler og brukerroller. Ingeniørene våre sørget også for smidig integrasjon med eksisterende arbeidsflyter.
Som resultat fikk Betabox en utvidet plattform som muliggjorde strukturert samarbeid med eksterne partnere. Løsningen støttet flere brukerroller, automatiserte tverrfunksjonelle arbeidsflyter og forbedret synlighet på tvers av alle programaktiviteter. Plattformen fungerer nå som et enhetlig system for lærere, administratorer og partnere, med transparent effektoppfølging på tvers av alle programaktiviteter.
Produktets Hovedelementer
Betabox-plattformen er et sentralisert knutepunkt for STEM-programforespørsler og lærer-onboarding, samt arbeidsflytautomatisering. Den kobler skoler og administratorer, og muliggjør full synlighet på tvers av distrikter.
Dashbord
Dashbord
Dashbordet gir en sentralisert oversikt over brukeraktivitet og systemstatus.
Brukere kan følge søknadsfremdrift og overvåke oppgaver mens de får tilgang til viktige oppdateringer, noe som forbedrer synlighet og beslutninger på tvers av alle interaksjoner med sanntidsinnsikt i forespørselsstatus og operativ ytelse.
Applications Management
Applications Management
Administrasjonsmodulen håndterer hele livssyklusen for STEM-programforespørsler. Lærere sender søknader gjennom strukturerte skjemaer med pre-screening-spørsmål.
Kjernefunksjoner:
- Sende inn og håndtere søknader
- Statusoppfølging i sanntid
- Sentralisert forespørselshåndtering på tvers av flere program
Søknadshåndtering erstatter manuell mottak og sikrer at ingen forespørsler går tapt, samtidig som høy volum av samtidige innsendinger fra ulike skoler og distrikter støttes.
Blueprint Management
Blueprint Management
Blueprint-modulen støtter strukturert planlegging og godkjenning av STEM-program. Brukere kan gjennomgå, kommentere, samarbeide med interessenter og godkjenne blueprints i plattformen.
Jira-lignende kommentarer muliggjør samarbeid mellom interessenter, og sikrer transparens og raskere beslutninger på tvers av distribuerte team og flere godkjenningslag.
Tasks & Notifications
Tasks & Notifications
Denne modulen holder brukerne samkjørt med arbeidsflyter og frister.
Kjernefunksjoner:
- Oppgavetildeling
- Fullføringsoppfølging
- Automatiserte e-postvarsler for oppdateringer og feltturer
Authorization & Access
Authorization & Access
Plattformen gir sikker tilgang for lærere og distriktsrepresentanter. Brukere kan registrere seg via e-post med passordgjenoppretting eller bruke Google SSO.
Admin Panel
Admin Panel
Teknologistack
Vi brukte en skybasert (cloud-native) og serverløs teknologistabel for å sikre skalerbarhet og pålitelig håndtering av komplekse arbeidsflyter på tvers av ulike brukerroller.
Webarkitektur
Frontend
React.js
Tailwind CSS
Backend
.NET
AWS lambda
AWS
Infrastrukturlag
Amazon S3
Amazon CloudFront
MySQL
Integrasjoner
Google SSO
Airtable
SES
Verdi for Kunden Vår
MVP lansert i tide til skoleårets start
Betabox-plattformen ble levert på 6 måneder, før skoleåret 2025–2026 startet. Systemet erstattet fragmenterte manuelle arbeidsflyter med en sentralisert digital løsning, og muliggjorde umiddelbar operativ utrulling uten forsinkelser eller tjenesteavbrudd. Den rettidige leveransen lot skoler, lærere og administratorer starte programkoordinering før høysesongen begynte.
Raskere forespørselsbehandling muliggjorde skalerbar leveranse
Arbeidsflytautomatisering reduserte forsinkelser og forbedret responstider, og resulterte i 40 % raskere forespørselsbehandling på tvers av plattformen. I høysesongen om høsten støttet systemet samtidige innsendinger fra mer enn 1 000 skoler uten tapte forespørsler og stabil ytelse under høy belastning. Den sentraliserte arbeidsflyten forbedret også koordineringen mellom alle parter.
Redusert administrativ arbeidsbelastning
Arbeidsflytautomatisering førte til en 3x reduksjon i manuelle admin-oppgaver. Teamet flyttet fokuset til strategiske initiativer, og støttet partnerskap med organisasjoner som Google, MITRE og Red Hat. Løsningen kan brukes av STEM-programoperatører, ideelle utdanningsorganisasjoner, EdTech-leverandører og bedriftspartnere som driver flerskole-initiativer og partnerfinansierte program.
Kundene Våre Sier
USAGrunnlegger og styreleder i Betabox
“Cleveroad-teamet gjorde det mulig for oss å erstatte komplekse manuelle arbeidsflyter med automatiserte prosesser, og skape et skalerbart digitalt kontor for lærerne våre.”
Flere Casestudier
Blockbuster
Cross-device Video on Demand Platform
