Plattform für das Management von STEM-Programmen
Eine individuelle Plattform für Organisationen, die STEM-Programme verwalten – konzipiert, um interne Workflows zu automatisieren, die Sichtbarkeit von Anfragen zu verbessern und es Schulen und Partnern zu ermöglichen, Anträge effizient einzureichen und zu bearbeiten
Branche
Bildung
Team
9 Mitglieder
Markteinführung
2025
Land
USA
100 %
Erfolgsquote bei Einreichungen über 1.000+ Schulen
40 %
schnellere Bearbeitungszeit für Anfragen über alle Programme hinweg
3-fach
Reduktion der manuellen Arbeitslast für Administratoren
Ãœber unseren Kunden
Betabox ist ein US-amerikanisches Bildungsunternehmen, das praxisorientiertes STEM-Lernen für K-12-Schüler durch mobile „Onsite Field Trip“-Labore, All-in-One-Projekt-Kits, Lehrkräfte-Unterstützung und seine Classbox-Plattform anbietet. Das Unternehmen konzentriert sich darauf, STEM-Programme für Schulen einfach umsetzbar zu machen und das Lernen über einzelne Veranstaltungen hinaus aufrechtzuerhalten, durch eine Kombination aus physischen Erlebnissen, laufenden digitalen Engagement-Werkzeugen und Real-World-Erkundungen im Klassenzimmer.
Betabox wurde von Sean Newman Maroni gegründet und hat über 500.000 Schüler in mehr als 1.000 Schulen und 150 Districts erreicht. Das Unternehmen baut zudem Partnerschaften mit Organisationen wie Google, MITRE oder Red Hat auf, wodurch bis zu 90 % der Programme kostenlos angeboten werden können.
Geschäftliche Ziele des Kunden
Betabox verwaltete alle Anfragen manuell, was zu verpassten Einreichungen, Dokumentenüberlastung, ineffizienter Koordination und langsamer Bearbeitung führte, während die Nachfrage von Schulen weiter wuchs. Das Team verließ sich zunächst auf Airtable, um diese Workflows zu strukturieren und zu verwalten, doch mit dem Wachstum des Geschäfts konnte das Werkzeug komplexe, mehrstufige Prozesse und steigende Koordinationsbedürfnisse nicht mehr unterstützen. Daher entschied sich Betabox, eine zentrale Plattform aufzubauen, um Anfragen effizient zu verwalten und Workflows zu automatisieren. Daher benötigten sie einen Technologiepartner, der:
Eine webbasierte Plattform aufbaut, um interne Abläufe zu automatisieren und zu vereinfachen, wie Lehrkräfte STEM-Programme erkunden und Anträge einreichen können, und Field Trips über Schulen und Districts hinweg verwaltet.
Ein MVP startet, das auf Onsite Field Trips und Hands-On-Projekte fokussiert ist, um die Effizienz der Workflows zu validieren und die frühe Einführung über Pilotprogramme zu unterstützen.
Eine strikte MVP-Frist von 6 Monaten einhält, um Onboarding und vollständigen Rollout vor dem Schuljahr 2025–2026 zu unterstützen
Kooperationsprozess und Ergebnisse
Unsere Zusammenarbeit mit Betabox folgte einem strukturierten, iterativen Ansatz mit Fokus auf schnelle Validierung und Skalierbarkeit. Sie begann mit einer intensiven Discovery-Phase, um das Produktkonzept neu zu definieren und an den Geschäftszielen auszurichten, gefolgt von Entwicklungsiterationen, die eine Plattform zur Automatisierung der Anfragebearbeitung und zur Reduktion manueller Koordination über STEM-Programme und Partner-Workflows hinweg geliefert haben.
Planungsphase
Während der Discovery-Phase haben PM, BA, SA und Designer von Cleveroad die Produktvision abgestimmt und Unsicherheiten vor der Entwicklung reduziert. Da der Kunde die ursprüngliche Idee überarbeitet hat, haben wir Solution Design und Discovery zu einem fokussierten dreiwöchigen Prozess zusammengeführt und die Anforderungen von Grund auf neu aufgebaut. Regelmäßige Kommunikation über Slack, E-Mail und Google Meet hat geholfen, den Fortschritt trotz enger Fristen einzuhalten.
In den ersten beiden Wochen hat das Team das Konzept verfeinert, Annahmen validiert, geschäftliche und technische Ziele abgestimmt, die zentrale Geschäftslogik und User Flows definiert und eine priorisierte Feature Breakdown List mit dem initialen Umfang und Abhängigkeiten vorbereitet.
In der letzten Woche hat Cleveroad einen Quality-Attributes-Workshop durchgeführt, um Anforderungen an Skalierbarkeit und Performance zu definieren, während der Designer das Produktkonzept erstellt hat. Alle Ergebnisse wurden in einem Software Architecture Document zusammengeführt, das die weitere Entwicklung geleitet hat.
Wesentliche Liefergegenstände der Discovery-Phase umfassten:
- Geschäftslogik-Diagramm
- Feature Breakdown List
- Software Architecture Document
- Quality Attributes und Szenarien
- Designkonzept
- Schätzung für den genehmigten Umfang
- Projektplan mit Gantt-Diagramm
Entwicklung im Detail
Das Projekt entwickelte sich über zwei Hauptiterationen mit 13 bzw. 8 Sprints. Die erste Iteration konzentrierte sich auf den Aufbau der Kernplattform für die Automatisierung von Anfragen und interne Abläufe. Die zweite Iteration erweiterte das System um ein eigenes Partner-Portal und führte eine neue Nutzerrolle sowie zusätzliche Geschäftslogik ein.
1. Iteration – Aufbau der Kern-Automatisierungsplattform
- In der ersten Iteration hat unser Team eine webbasierte Automatisierungsplattform mit zwei Kernmodulen entwickelt: die Educator App und das Admin Panel. Die Educator App ermöglichte Lehrkräften, Programmanfragen einzureichen, deren Status zu verfolgen und Blueprints zu genehmigen, während das Admin Panel die Prüfung von Anträgen, die Mittelvergabe, das Routing operativer Aufgaben und die Nutzerverwaltung zentralisiert. Ziel dieser Phase war es, die fragmentierte manuelle Koordination durch einen einheitlichen digitalen Workflow zu ersetzen, um die Kommunikation zu vereinfachen und die operative Sichtbarkeit für Lehrkräfte und Administratoren zu verbessern.
- Die zentrale technische Herausforderung bestand darin, stabile Performance bei saisonalen Spitzen im Anfragevolumen sicherzustellen. Um dies zu lösen, haben unsere Engineers eine serverlose AWS-Architektur mit .NET und React.js umgesetzt, sodass das System dynamisch skalieren kann, ohne ungenutzte Infrastruktur vorzuhalten. MySQL sorgte für transaktionale Konsistenz bei der mehrstufigen Anfrageverarbeitung, während .NET die Workflow-Orchestrierung und die integrationsintensive Geschäftslogik übernahm. Genehmigte Blueprints lösten automatisch die Aufgabenplanung, die Zuweisung von Ressourcenlieferungen und Statusbenachrichtigungen aus.
- Am Ende der ersten Iteration lieferte das Team das MVP innerhalb von 6 Monaten, vor dem Start des Schuljahres 2025–2026. Die Plattform vereinfachte die Bearbeitung von Anfragen, reduzierte operative Engpässe und verbesserte die Durchlaufzeit für Schulen und Administratoren. Mit validierter Kernfunktionalität, skalierbarer AWS-Infrastruktur und einem strukturierten QA-Prozess inklusive Staging-Validierung, Regressionstests und Rollback-Mechanismen unterstützte das System erfolgreich gleichzeitige Einreichungen von mehr als 1.000 Schulen während Spitzenzeiten ohne Performance-Probleme.
2. Iteration – Erweiterung um Partner-Portal-Funktionalität
- Die zweite Iteration konzentrierte sich auf den Aufbau eines eigenen Partner-Portals für Corporate Sponsors und Impact Partner. Dieses Modul musste die Programmbeteiligung und das Impact-Tracking unterstützen sowie eine strukturierte Zusammenarbeit innerhalb des Betabox-Ökosystems ermöglichen. Um Umfang und Budget präzise festzulegen, startete das Cleveroad-Team mit einer zusätzlichen zweiwöchigen Discovery-Phase und folgte dabei einem strukturierten Prozess mit regelmäßigen Sync-Sitzungen, Brainstorming-Workshops, Stakeholder-Abstimmungen und Feature-Priorisierung.
- Die Entwicklungsphase konzentrierte sich auf die Erstellung partnerspezifischer Workflows und Oberflächen. Unsere Spezialisten haben Funktionen umgesetzt, die es Partnern ermöglichen, auf Programmdaten zuzugreifen, Impact-Kennzahlen zu überwachen und mit laufenden Initiativen zu interagieren. Die Umsetzung dieser partnerseitigen Funktionen erforderte eine Erweiterung der bestehenden Plattform-Logik, ohne die Konsistenz über die Nutzerrollen hinweg zu verlieren. Besondere Aufmerksamkeit galt der Datensichtbarkeit und dem rollenbasierten Zugriff, damit Partner unabhängig arbeiten können, ohne interne Workflows zu beeinflussen.
- Aus technischer Sicht wurde das Partner-Portal als integriertes Modul innerhalb der bestehenden AWS-basierten serverlosen Architektur aufgebaut. Die Cleveroad-Experten haben Kernkomponenten des Systems wiederverwendet und gleichzeitig neue APIs und Datenstrukturen eingeführt, um Partner-Interaktionen und Datenaustausch zu unterstützen. Dieser Ansatz beschleunigte die Entwicklung, reduzierte den Infrastrukturaufwand und sicherte die Konsistenz über alle Plattformmodule und Nutzerrollen hinweg. Unsere Engineers stellten zudem eine nahtlose Integration mit bestehenden Workflows sicher.
Im Ergebnis erhielt Betabox eine erweiterte Plattform, die eine strukturierte Zusammenarbeit mit externen Partnern ermöglichte. Die Lösung unterstützte mehrere Nutzerrollen, automatisierte funktionsübergreifende Workflows und verbesserte die Sichtbarkeit über alle Programmaktivitäten. Die Plattform dient nun als einheitliches System für Lehrkräfte, Administratoren und Partner und bietet transparentes Impact-Tracking über alle Programmaktivitäten hinweg.
Produkt-Grundlagen
Die Betabox-Plattform ist ein zentraler Hub für STEM-Programmanfragen und Lehrkräfte-Onboarding sowie für die Workflow-Automatisierung. Sie verbindet Schulen und Administratoren und ermöglicht volle Sichtbarkeit über Districts hinweg.
Dashboard
Dashboard
Das Dashboard bietet eine zentrale Ansicht von Nutzeraktivität und Systemstatus.
Nutzer können den Antragsfortschritt verfolgen und Aufgaben überwachen, während sie auf zentrale Updates zugreifen, was die Sichtbarkeit und Entscheidungsfindung über alle Interaktionen hinweg verbessert – mit Echtzeit-Einblicken in den Anfragestatus und die operative Performance.
Antragsmanagement
Antragsmanagement
Das Verwaltungsmodul deckt den gesamten Lebenszyklus von STEM-Programmanfragen ab. Lehrkräfte reichen Anträge über strukturierte Formulare mit Vorprüfungsfragen ein.
Kernfunktionen:
- Einreichen und Verwalten von Anträgen
- Echtzeit-Status-Tracking
- Zentralisierte Anfragebearbeitung über mehrere Programme hinweg
Das Antragsmanagement ersetzt die manuelle Erfassung, sodass keine Anfragen verloren gehen, und unterstützt zugleich hohe Volumen gleichzeitiger Einreichungen aus unterschiedlichen Schulen und Districts.
Blueprint-Management
Blueprint-Management
Das Blueprint-Modul unterstützt die strukturierte Planung und Genehmigung von STEM-Programmen. Nutzer können Blueprints innerhalb der Plattform prüfen, kommentieren, mit Stakeholdern zusammenarbeiten und genehmigen.
Jira-ähnliches Kommentieren ermöglicht die Zusammenarbeit zwischen Stakeholdern und sichert Transparenz sowie schnellere Entscheidungsfindung über verteilte Teams und mehrere Genehmigungsebenen hinweg.
Aufgaben & Benachrichtigungen
Aufgaben & Benachrichtigungen
Dieses Modul hält die Nutzer mit Workflows und Fristen im Einklang.
Kernfunktionen:
- Aufgabenzuweisung
- Tracking des Abschlusses
- Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen für Updates und Field Trips
Autorisierung & Zugriff
Autorisierung & Zugriff
Die Plattform bietet sicheren Zugang für Lehrkräfte und District-Vertreter. Nutzer können sich per E-Mail mit Passwort-Wiederherstellung registrieren oder Google SSO nutzen.
Admin Panel
Admin Panel
Technologie-Stack
Wir haben einen Cloud-Native- und Serverless-Technology-Stack eingesetzt, um Skalierbarkeit und eine zuverlässige Abwicklung komplexer Workflows über mehrere Benutzerrollen hinweg zu gewährleisten.
Web-Architektur
Frontend
React.js
Tailwind CSS
Backend
.NET
AWS lambda
AWS
Infrastruktur-Layer
Amazon S3
Amazon CloudFront
MySQL
Integrationen
Google SSO
Airtable
SES
Mehrwert für unseren Kunden
MVP termingerecht zum Start des Schuljahres veröffentlicht
Die Betabox-Plattform wurde innerhalb von 6 Monaten geliefert, vor dem Start des Schuljahres 2025–2026. Das System ersetzte fragmentierte manuelle Workflows durch eine zentrale digitale Lösung und ermöglichte einen unmittelbaren operativen Rollout ohne Verzögerungen oder Serviceunterbrechungen. Diese termingerechte Lieferung erlaubte es Schulen, Lehrkräften und Administratoren, mit der Programmkoordination zu starten, bevor die Hauptsaison begann.
Schnellere Bearbeitung von Anfragen ermöglichte skalierbare Auslieferung
Die Workflow-Automatisierung reduzierte Verzögerungen und verbesserte die Reaktionszeiten, was zu einer um 40 % schnelleren Bearbeitung von Anfragen auf der Plattform führte. In der Herbst-Hauptsaison unterstützte das System gleichzeitige Einreichungen von mehr als 1.000 Schulen ohne verlorene Anfragen und mit stabiler Performance unter hoher Last. Der zentrale Workflow verbesserte zudem die Koordination zwischen allen Beteiligten.
Reduzierte administrative Arbeitslast
Die Workflow-Automatisierung führte zu einer dreifachen Reduktion manueller Admin-Aufgaben. Das Team konnte sich auf strategische Initiativen konzentrieren und Partnerschaften mit Organisationen wie Google, MITRE und Red Hat unterstützen. Die Lösung eignet sich für STEM-Programmbetreiber, gemeinnützige Bildungsorganisationen, EdTech-Anbieter sowie Unternehmenspartner, die schulübergreifende Initiativen und partnerfinanzierte Programme verwalten.
Unsere Kunden sagen
USAFounder & President von Betabox
„Das Cleveroad-Team hat es uns ermöglicht, komplexe manuelle Workflows durch automatisierte Prozesse zu ersetzen und so ein skalierbares digitales Büro für unsere Lehrkräfte zu schaffen.“
Weitere Fälle
Blockbuster
Cross-device Video on Demand Platform
