Plataforma de Gestión de Programas STEM
Una plataforma a medida para organizaciones que gestionan programas STEM, diseñada para automatizar los flujos de trabajo internos, mejorar la visibilidad de las solicitudes y permitir que los centros educativos y los partners envíen y procesen solicitudes de forma eficiente
Sector
Educación
Equipo
9 miembros
Lanzado
2025
País
EE. UU.
100%
de tasa de éxito en los envíos en más de 1.000 centros educativos
40%
más rápido en el procesamiento de solicitudes en todos los programas
3x
de reducción de la carga de trabajo manual de los administradores
Sobre Nuestro Cliente
Betabox es una empresa educativa con sede en EE. UU. que ofrece aprendizaje STEM práctico para estudiantes de K-12 a través de laboratorios móviles “Onsite Field Trip”, kits de proyectos todo en uno, apoyo al profesorado y su plataforma Classbox. La empresa se centra en hacer que los programas STEM sean fáciles de implementar para los centros educativos, manteniendo el aprendizaje más allá de un único evento mediante una combinación de experiencias físicas, herramientas digitales de participación continua y exploración del mundo real en el aula.
Fundada por Sean Newman Maroni, Betabox ha llegado a más de 500.000 estudiantes en más de 1.000 centros educativos y 150 distritos. La empresa también establece alianzas con organizaciones como Google, MITRE o Red Hat, lo que permite ofrecer hasta el 90 % de los programas sin coste.
Objetivos de Negocio del Cliente
Betabox gestionaba todas las solicitudes manualmente, lo que provocaba envíos perdidos, sobrecarga de documentos, coordinación ineficiente y procesamiento lento a medida que la demanda de los centros educativos seguía creciendo. El equipo se apoyaba inicialmente en Airtable para estructurar y gestionar estos flujos de trabajo, pero, a medida que las operaciones se ampliaban, no podía dar soporte a procesos complejos de varios pasos ni a las crecientes necesidades de coordinación. Como resultado, Betabox decidió construir una plataforma centralizada para gestionar las solicitudes de forma eficiente y automatizar los flujos de trabajo. Por eso, necesitaban un partner tecnológico que:
Construyera una plataforma web para automatizar las operaciones internas y simplificar la forma en que los educadores exploran los programas STEM y envían solicitudes, gestionando las excursiones en centros educativos y distritos.
Lanzara un MVP centrado en las Onsite Field Trips y los Hands-On Projects para validar la eficiencia del flujo de trabajo y respaldar la adopción temprana a través de programas piloto.
Cumpliera un estricto plazo de 6 meses para el MVP para respaldar la incorporación y el despliegue completo antes del curso académico 2025-2026
Proceso de Colaboración y Resultados
Nuestra colaboración con Betabox siguió un enfoque estructurado e iterativo centrado en la validación rápida y la escalabilidad. Comenzó con una intensa fase de Discovery para redefinir el concepto del producto y alinearlo con los objetivos de negocio, seguida de iteraciones de desarrollo que entregaron una plataforma para automatizar el procesamiento de solicitudes y reducir la coordinación manual en los programas STEM y los flujos de trabajo con partners.
Etapa de Planificación
Durante la fase de Discovery, el PM, el BA, el SA y el Diseñador de Cleveroad alinearon la visión del producto y redujeron la incertidumbre antes del desarrollo. Dado que el cliente revisó la idea inicial, fusionamos el Solution Design y el Discovery en un proceso concentrado de tres semanas y reconstruimos los requisitos desde cero. La comunicación regular a través de Slack, email y Google Meet ayudó a mantener el progreso según lo previsto a pesar de los plazos ajustados.
En las dos primeras semanas, el equipo refinó el concepto, validó las hipótesis, alineó los objetivos de negocio y técnicos, definió la lógica de negocio principal y los flujos de usuario, y preparó una Feature Breakdown List priorizada con el alcance inicial y las dependencias.
En la última semana, Cleveroad llevó a cabo un Quality Attributes Workshop para definir los requisitos de escalabilidad y rendimiento, mientras el diseñador creaba el concepto del producto. Todos los resultados se consolidaron en un Software Architecture Document que guió el desarrollo posterior.
Los principales entregables de la fase de Discovery incluyeron:
- Diagrama de Lógica de Negocio
- Feature Breakdown List
- Software Architecture Document
- Atributos y Escenarios de Calidad
- Concepto de Diseño
- Estimación para el alcance aprobado
- Plan de proyecto con diagrama de Gantt
Desarrollo en Detalle
El proyecto evolucionó a través de dos iteraciones principales que abarcaron 13 y 8 sprints, respectivamente. La primera iteración se centró en construir la plataforma principal para la automatización de solicitudes y las operaciones internas. La segunda iteración amplió el sistema con un portal de partners dedicado, introduciendo un nuevo rol de usuario y lógica de negocio adicional.
1ª iteración – Construcción de la plataforma principal de automatización
- Durante la primera iteración, nuestro equipo desarrolló una plataforma de automatización web centrada en dos módulos principales: la Educator App y el panel de administración. La Educator App permitía a los educadores enviar solicitudes de programas, hacer un seguimiento de los estados de las solicitudes y aprobar Blueprints, mientras que el panel de administración centralizaba las revisiones de solicitudes, la asignación de financiación, el enrutamiento de tareas operativas y la gestión de usuarios. El objetivo de esta fase era sustituir la coordinación manual fragmentada por un flujo de trabajo digital unificado para simplificar la comunicación y mejorar la visibilidad operativa tanto para los educadores como para los administradores.
- El principal reto de ingeniería era garantizar un rendimiento estable durante los picos estacionales de volumen de solicitudes. Para abordarlo, nuestros ingenieros implementaron una arquitectura serverless de AWS utilizando .NET y React.js, lo que permite al sistema escalar de forma dinámica sin mantener infraestructura inactiva. MySQL respaldaba la consistencia transaccional para el procesamiento de solicitudes de varios pasos, mientras que .NET se encargaba de la orquestación del flujo de trabajo y de la lógica de negocio con gran carga de integraciones. Los Blueprints aprobados activaban automáticamente la programación de tareas, las asignaciones de entrega de recursos y las notificaciones de estado.
- Al final de la primera iteración, el equipo entregó el MVP en 6 meses, antes del curso académico 2025-2026. La plataforma agilizó la gestión de solicitudes, redujo los cuellos de botella operativos y mejoró el tiempo de respuesta para los centros educativos y los administradores. Con la funcionalidad principal validada, una infraestructura de AWS escalable y un proceso de QA estructurado que incluía validación en staging, pruebas de regresión y mecanismos de rollback, el sistema admitió con éxito envíos simultáneos de más de 1.000 centros educativos durante los periodos de máxima demanda sin problemas de rendimiento.
2ª iteración – Ampliación con la funcionalidad del portal de partners
- La segunda iteración se centró en construir un Partner Portal dedicado, diseñado para patrocinadores corporativos y partners de impacto. Este módulo debía dar soporte a la participación en los programas y al seguimiento del impacto, y permitir una colaboración estructurada dentro del ecosistema de Betabox. Para definir el alcance y el presupuesto con precisión, el equipo de Cleveroad comenzó con una fase de Discovery adicional de dos semanas, siguiendo un proceso estructurado con sesiones de sincronización regulares, talleres de brainstorming, alineación de stakeholders y priorización de funciones.
- La fase de desarrollo se centró en crear flujos de trabajo e interfaces específicos para los partners. Nuestros especialistas implementaron una funcionalidad que permitía a los partners acceder a los datos de los programas, monitorizar las métricas de impacto e interactuar con las iniciativas en curso. Implementar estas capacidades orientadas a los partners requirió ampliar la lógica existente de la plataforma manteniendo al mismo tiempo la coherencia entre los roles de usuario. Se prestó especial atención a la visibilidad de los datos y al acceso basado en roles para garantizar que los partners pudieran operar de forma independiente sin afectar a los flujos de trabajo internos.
- Desde el punto de vista técnico, el Partner Portal se construyó como un módulo integrado dentro de la arquitectura serverless existente basada en AWS. Los expertos de Cleveroad reutilizaron componentes principales del sistema al tiempo que introducían nuevas APIs y estructuras de datos para dar soporte a las interacciones con los partners y al intercambio de datos. Este enfoque aceleró el desarrollo, redujo la sobrecarga de infraestructura y mantuvo la coherencia en todos los módulos de la plataforma y los roles de usuario. Nuestros ingenieros también garantizaron una integración fluida con los flujos de trabajo existentes.
Como resultado, Betabox recibió una plataforma ampliada que permitió una colaboración estructurada con partners externos. La solución admitía múltiples roles de usuario, automatizaba flujos de trabajo interfuncionales y mejoraba la visibilidad en todas las actividades de los programas. La plataforma sirve ahora como un sistema unificado para educadores, administradores y partners, proporcionando un seguimiento transparente del impacto en todas las actividades de los programas.
Aspectos Esenciales del Producto
La plataforma Betabox es un centro centralizado para las solicitudes de programas STEM y la incorporación de educadores, así como para la automatización de los flujos de trabajo. Conecta a los centros educativos y a los administradores, permitiendo una visibilidad completa en todos los distritos.
Panel de control
Panel de control
El panel de control proporciona una vista centralizada de la actividad de los usuarios y el estado del sistema.
Los usuarios pueden hacer un seguimiento del progreso de las solicitudes y monitorizar las tareas mientras acceden a las actualizaciones clave, mejorando la visibilidad y la toma de decisiones en todas las interacciones con información en tiempo real sobre el estado de las solicitudes y el rendimiento operativo.
Gestión de Solicitudes
Gestión de Solicitudes
El módulo de gestión se encarga de todo el ciclo de vida de las solicitudes de programas STEM. Los educadores envían solicitudes a través de formularios estructurados con preguntas de cribado previo.
Capacidades principales:
- Envío y gestión de solicitudes
- Seguimiento del estado en tiempo real
- Gestión centralizada de solicitudes en varios programas
La gestión de solicitudes sustituye la recepción manual, garantizando que no se pierda ninguna solicitud y admitiendo grandes volúmenes de envíos simultáneos de distintos centros educativos y distritos.
Gestión de Blueprints
Gestión de Blueprints
El módulo de Blueprints da soporte a la planificación y la aprobación estructuradas de los programas STEM. Los usuarios pueden revisar, comentar, colaborar con los stakeholders y aprobar blueprints dentro de la plataforma.
Los comentarios al estilo de Jira permiten la colaboración entre los stakeholders, garantizando la transparencia y una toma de decisiones más rápida entre equipos distribuidos y múltiples niveles de aprobación.
Tareas y Notificaciones
Tareas y Notificaciones
Este módulo mantiene a los usuarios alineados con los flujos de trabajo y los plazos.
Capacidades principales:
- Asignación de tareas
- Seguimiento de la finalización
- Notificaciones por email automatizadas para actualizaciones y excursiones
Autorización y Acceso
Autorización y Acceso
La plataforma proporciona un acceso seguro para los educadores y los representantes de distrito. Los usuarios pueden registrarse mediante email con recuperación de contraseña o utilizar Google SSO.
Panel de administración
Panel de administración
Stack tecnológico
Utilizamos un stack tecnológico serverless y nativo de la nube para garantizar la escalabilidad y una gestión fiable de flujos de trabajo complejos entre múltiples roles de usuario.
Arquitectura Web
Frontend
React.js
Tailwind CSS
Backend
.NET
AWS lambda
AWS
Capa de infraestructura
Amazon S3
Amazon CloudFront
MySQL
Integraciones
Google SSO
Airtable
SES
Valor para Nuestro Cliente
MVP lanzado a tiempo para el inicio del curso académico
La plataforma Betabox se entregó en 6 meses, antes del inicio del curso académico 2025-2026. El sistema sustituyó los flujos de trabajo manuales fragmentados por una solución digital centralizada, lo que permitió un despliegue operativo inmediato sin retrasos ni interrupciones del servicio. Esta entrega puntual permitió a los centros educativos, los educadores y los administradores empezar la coordinación de los programas antes de que comenzara la temporada de máxima demanda.
Un procesamiento de solicitudes más rápido permitió una entrega escalable
La automatización de los flujos de trabajo redujo los retrasos y mejoró los tiempos de respuesta, lo que se tradujo en un procesamiento de solicitudes un 40 % más rápido en toda la plataforma. Durante la temporada alta de otoño, el sistema admitió envíos simultáneos de más de 1.000 centros educativos sin ninguna solicitud perdida y con un rendimiento estable bajo una carga elevada. El flujo de trabajo centralizado también mejoró la coordinación entre todas las partes.
Menor carga de trabajo administrativa
La automatización de los flujos de trabajo condujo a una reducción de 3 veces en las tareas administrativas manuales. El equipo reorientó su atención hacia iniciativas estratégicas, dando soporte a alianzas con organizaciones como Google, MITRE y Red Hat. La solución puede ser aplicada por operadores de programas STEM, organizaciones educativas sin ánimo de lucro, proveedores de EdTech y partners corporativos que gestionan iniciativas multiescolares y programas financiados por partners.
Lo Que Dicen Nuestros Clientes
EE. UU.Fundador y Presidente de Betabox
“El equipo de Cleveroad nos permitió sustituir flujos de trabajo manuales complejos por procesos automatizados, creando una oficina digital escalable para nuestros educadores.”
Más Casos
Blockbuster
Cross-device Video on Demand Platform
