Plattformübergreifende Lösung für die Meeting-Planung
Eine plattformübergreifende App zur Buchung von Besprechungsräumen, die interne Abläufe stärkt und die Kommunikation in verteilten Büros optimiert.
Branche
Mobile
Team
7 Mitglieder
Gestartet
2021
Land
Ukraine
Über das Projekt
Unser Unternehmen nutzte ein Drittanbieter-Tool, um Teams in verschiedenen Büros über Meetings zu vernetzen, doch hatte das Tool mehrere Schwächen, die nicht alle unsere Anforderungen abdeckten. Um Hindernisse zu beseitigen, welche die Kommunikation zwischen den Büro-Teams erschwerten, haben wir uns entschieden, eine individuelle App zu entwickeln, die auf die spezifischen Anforderungen und Abläufe von Cleveroad zugeschnitten ist.
Ziele für Cleveroad
Beschleunigung der Raumbuchung und Meeting-Planung in beiden Büros
Reduzierung des Anteils verpasster Meetings sowie verspäteter Mitarbeiter
Minimierung von Wartelisten durch eine vereinfachte Verwaltung in beiden Büros und eine optimierte Raumauslastung
Bereitgestellte Lösungen
Entwicklung einer Flutter-basierten App für iOS und Android sowie eines separaten Web-Clients mit reibungslosem Übergang zwischen beiden
Vereinfachte Zeiterfassung durch direkte Anzeige dieses Parameters in der App und auf der Timeline des synchronisierten Google Kalenders
Entwicklung von Administrator-Funktionen zum Ausblenden und Hinzufügen neuer Besprechungsräume sowie zur Einladung von Mitarbeitern ins System bzw. zu deren Löschung
Ergebnisse für den Kunden
Verbesserte interne Abläufe durch eine Lösung mit vollwertiger Web- und Mobile-Version
Weniger verpasste Meetings dank Einführung einer informativen Benutzeroberfläche mit Kalendersynchronisierung
Minimierte Wartelisten für Räume durch Funktionen zum Hinzufügen oder Entfernen von Räumen sowie zur Feinjustierung der Meeting-Zeiten
Geschäftliche Herausforderungen
Cleveroad ist ein erstklassiger Software-Entwicklungsanbieter, der seine technische Expertise Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen zur Verfügung stellt. Wir betreiben mehrere Büros in verschiedenen Städten, weshalb das Management aller Meetings und Räume durchaus anspruchsvoll ist.
Unsere Lösung sollte dabei helfen:
die Verwaltung von Besprechungsräumen in allen Unternehmens-Büros zu vereinfachen und verschiedene Inkonsistenzen bei Zeiten und Raumbelegungen zu beseitigen.
Mitarbeitern aller Abteilungen ein komfortables Werkzeug bereitzustellen, um neue Meetings zu erstellen und laufende Meetings transparent auf jedem Gerät zu verfolgen.
die Anzahl der Verzögerungen oder Abwesenheiten bei Meetings, die durch fehlende Informationen und komplexes Zeitmanagement entstehen, zu reduzieren.
Projektziele
Unsere Hauptaufgabe bestand darin, eine plattformübergreifende Anwendung für die Verwaltung und Buchung von Besprechungsräumen zu entwickeln, die alle Anforderungen und Funktionen abdeckt, die andere Lösungen nicht bieten konnten
Buchungs- und Planungsprozess beschleunigen
Es war notwendig, eine plattformübergreifende Anwendung zu entwickeln, die auf iOS und Android läuft, sowie eine separate Web-Version mit reibungslosem Übergang von einer zur anderen. Alles drehte sich um die Synchronisierung aller Aktionen auf allen Geräten.
Anteil verpasster Meetings reduzieren
Entscheidend war, eine minimalistische und zugleich informative Benutzeroberfläche zu schaffen, die alle nötigen Informationen zur Meeting-Planung, Zeiterfassung sowie zur Synchronisierung mit dem unternehmensweiten Google Kalender enthält.
Wartelisten für Besprechungsräume minimieren
Wir mussten Funktionen entwickeln, die in Drittanbieter-Lösungen fehlten – nämlich die Möglichkeit, die Anzahl der Besprechungsräume in der Anwendung jederzeit zu konfigurieren, sowie eine komfortablere Feinjustierung der Meeting-Zeiten.
Projekt im Detail
Die App zur Buchung von Besprechungsräumen wurde von Grund auf entwickelt, mit besonderem Augenmerk auf unsere spezifischen Anforderungen
Plattformübergreifende App-Entwicklung
- Um die Ziele zu erreichen und unsere Lösung umzusetzen, haben wir uns für die Flutter-Technologie entschieden, die es uns ermöglicht, leistungsstarke und funktionsreiche Anwendungen für die Plattformen iOS und Android zu erstellen.
- Einen schnellen Entwicklungsprozess haben wir dank des Flutter-Features Hot Reload erreicht. Es erlaubt Entwicklern, Änderungen und neue Funktionen umzusetzen und die Ergebnisse innerhalb weniger Sekunden zu überprüfen.
- Wir haben ein Widget erstellt, das sicherstellt, dass die korrekten Design-Layouts auf allen Geräten angezeigt werden. Je nach gestarteter Anwendung (Web oder Mobile) wird dem Nutzer die passende Benutzeroberfläche angeboten.
Kalendersynchronisierung und bessere Zeiterfassung
- Wir haben Funktionen entwickelt, mit denen Nutzer eine Uhrzeit festlegen, den Meeting-Zweck beschreiben und diese Buchung wiederholen können. Jeder Nutzer kann zudem den Zeitplan für den aktuellen Tag und für den gesamten Monat als Liste einsehen. Außerdem gibt es eine einfache Möglichkeit, eigene Buchungen zu bearbeiten und zu löschen sowie die Buchungen anderer Mitarbeiter einzusehen.
- Damit die Arbeit mit unserer Lösung und dem Service reibungslos verläuft, haben wir die offizielle Google-APIs-Bibliothek eingesetzt, die eine Synchronisierung mit dem unternehmensweiten Google Kalender ermöglicht und dessen Darstellung direkt in der App erlaubt.
- Die Intuitivität der Oberfläche stand im Vordergrund, und wir haben die Anzeige der Buchungszeit von Räumen im Kalender ergänzt, die in Form einer Timeline erscheint. Die Navigation in der App erfolgt über Bereiche mithilfe einer separaten Beamer-Bibliothek.
Entwicklung von Administrator-Funktionen
- Wir haben Firebase Auth für die Authentifizierung eingesetzt, da wir festgelegt haben, dass die Anwendung zwei Nutzerrollen haben wird – Administrator und Nutzer. Der Administrator kann eine Organisation anlegen, Informationen zu Besprechungsräumen hinzufügen, Einladungen an das System versenden und Nutzer sperren. Der Nutzer kann einen Raum buchen und das Meeting bearbeiten.
- Auf die erweiterten Administrator-Funktionen konnten wir schlicht nicht verzichten, weshalb wir dieser Rolle die Möglichkeit gegeben haben, Besprechungsräume zu verwalten – also für die Buchung auszublenden, den Namen zu bearbeiten und neue Räume hinzuzufügen oder bestehende zu löschen.
- Damit Mitarbeiter des Unternehmens leichter erkennen können, wem der Konferenzraum zugeordnet ist, hat jeder Nutzer die Möglichkeit, ein Profilbild, den vollständigen Namen und die geschäftliche E-Mail-Adresse hinzuzufügen. All diese Daten können wir dank des Cloud-Dienstes Firebase Storage speichern.
Erzielte Ergebnisse
Verbesserte interne Abläufe
Die Teams berichten von vereinfachten und beschleunigten Prozessen bei der Raumverwaltung und Meeting-Planung über alle Abteilungen des Unternehmens hinweg.
Weniger verpasste Meetings
Die Zahl der Versäumnisse und Verspätungen bei Meetings wurde von 27 % auf 2 % reduziert, indem alle notwendigen Informationen in der App ergänzt und eine Synchronisierung mit dem unternehmensweiten Kalender hinzugefügt wurden.
Minimierung der Wartelisten für Besprechungsräume
Dies half uns, die Auslastung der Besprechungsräume zu optimieren, indem Zeitüberschneidungen beseitigt und die Anzahl der Räume in beiden Büros besser gesteuert wird.
Weitere Fallstudien
Color changing app
Computer-Vision Based App With Color Manipulation
AR Face Detection App
App Based on Open-AR with Facial Recognition