Solución Multiplataforma para Programar Reuniones
Una aplicación multiplataforma para reservar salas de reuniones que mejora los flujos de trabajo internos y optimiza la comunicación en oficinas remotas.
Sector
Móvil
Equipo
7 miembros
Lanzado
2021
País
Ucrania
Sobre el Proyecto
Nuestra empresa utilizaba una herramienta de terceros para unir a los equipos mediante reuniones en oficinas separadas, pero tenía varios inconvenientes que no cubrían todas nuestras necesidades. Para eliminar los obstáculos que complican la comunicación entre los equipos de las oficinas, decidimos desarrollar una aplicación a medida adaptada a las necesidades y los flujos de trabajo específicos de Cleveroad.
Objetivos planteados a Cleveroad
Agilizar el proceso de reserva de salas y programación de reuniones en ambas oficinas
Reducir el porcentaje de reuniones perdidas o de empleados que llegan tarde a ellas
Minimizar las colas simplificando la gestión en ambas oficinas y optimizando la ocupación de las salas
Soluciones que hemos entregado
Creación de una aplicación basada en Flutter para iOS y Android y un cliente Web independiente con una transición fluida entre ellos
Simplificación del seguimiento del tiempo mostrando este parámetro directamente en la aplicación y en la línea de tiempo del calendario de Google sincronizado
Creación de funcionalidades de administrador para ocultar y añadir nuevas salas de reuniones, así como invitar empleados al sistema o eliminarlos
Resultados para el Cliente
Flujos de trabajo internos mejorados con una solución que incluye versiones Web y Móvil completas
Reducción de reuniones perdidas con la introducción de una UI informativa con sincronización del calendario
Colas minimizadas para las salas con funcionalidades para añadirlas o eliminarlas y ajustar el horario de las reuniones
Retos Empresariales
Cleveroad es un proveedor de desarrollo de software de primer nivel que aporta su experiencia técnica a empresas de diversos sectores y tamaños. Tenemos varias oficinas en distintas ciudades, por lo que resulta bastante complicado gestionar todas las reuniones y salas.
Nuestra solución pretendía ayudar a:
Simplificar la gestión de salas de reuniones en todas las oficinas de la empresa, eliminando diversas incoherencias en el horario y la ocupación de las salas.
Ofrecer a los empleados de todos los departamentos una herramienta cómoda para crear nuevas reuniones y hacer un seguimiento transparente de las que están en curso desde cualquier dispositivo.
Reducir el número de retrasos o ausencias de los empleados a las reuniones por falta de información y por la complejidad de la gestión del tiempo.
Objetivos del Proyecto
Nuestra principal tarea fue crear una aplicación multiplataforma para la gestión y reserva de salas de reuniones, con el objetivo de cubrir todas las necesidades y funcionalidades que otras soluciones no podían ofrecer
Agilizar el proceso de reserva y programación
Era necesario crear una aplicación multiplataforma capaz de funcionar en iOS y Android, además de una versión Web independiente con una transición fluida entre ambas. Todo giraba en torno a la sincronización de todas las acciones en todos los dispositivos.
Reducir el porcentaje de reuniones perdidas
Era vital crear una UI minimalista pero informativa que contuviera toda la información necesaria sobre la programación de reuniones, el seguimiento del tiempo, así como la sincronización con el calendario corporativo de Google.
Minimizar las colas para las salas de reuniones
Tuvimos que desarrollar una funcionalidad que no existía en las soluciones de terceros, en concreto la posibilidad de configurar el número de salas de reuniones en la aplicación en cualquier momento, así como un ajuste más cómodo de los horarios de las reuniones.
El Proyecto en Detalle
La aplicación de reserva de salas de reuniones se desarrolló desde cero prestando atención a nuestras necesidades específicas
Desarrollo de aplicación multiplataforma
- Para cumplir los objetivos y desarrollar nuestra solución, optamos por la tecnología Flutter, que nos permite crear aplicaciones de alto rendimiento y con numerosas funcionalidades para las plataformas iOS y Android.
- Hemos logrado un proceso de desarrollo rápido gracias a la función de Flutter que ofrece un desarrollo ágil mediante Hot Reload. Permite a los desarrolladores implementar cambios y nuevas funcionalidades y comprobar los resultados en cuestión de segundos.
- Hemos creado un widget que controla que se muestren los diseños de maquetación correctos en todos los dispositivos. Según la aplicación que se ejecute (web o móvil), se ofrece al usuario la UI adecuada.
Sincronización del calendario y mejor seguimiento del tiempo
- Hemos creado una funcionalidad que permite a los usuarios indicar una hora, describir el propósito de la reunión y repetir esta reserva. Además, cada usuario puede ver la agenda del día actual y de todo el mes en forma de lista. Asimismo, existe una sencilla posibilidad de editar y eliminar tus propias reservas y consultar las reservas de otros trabajadores.
- Para que el trabajo con nuestra solución y servicio fuera fluido, utilizamos la biblioteca oficial de las APIs de Google, que hizo posible implementar la sincronización con el calendario corporativo de Google y añadir su visualización directamente en la aplicación.
- La intuitividad de la interfaz fue prioritaria, y añadimos la visualización del horario de reserva de las salas en el calendario, que aparece en forma de línea de tiempo. La navegación en la aplicación se realizó por secciones mediante una biblioteca independiente llamada Beamer.
Desarrollo de funcionalidades de administrador
- Utilizamos Firebase Auth para implementar la autenticación, ya que definimos que la aplicación tendría dos roles de usuario: administrador y usuario. El administrador puede crear una organización, añadir información sobre las salas de reuniones, enviar invitaciones al sistema y bloquear usuarios. El usuario puede reservar una sala y editar la reunión.
- Sencillamente no podíamos prescindir de las funcionalidades avanzadas de administrador, así que dotamos a este rol de la capacidad de gestionar las salas de reuniones, en concreto, ocultarlas para la reserva, editar el nombre y añadir nuevas o eliminar las antiguas.
- Para que a los empleados de la empresa les resulte más fácil saber a quién está asignada la sala de conferencias, cada usuario tiene la posibilidad de añadir un avatar de perfil, su nombre completo y su correo corporativo. Podemos almacenar todos estos datos gracias a Firebase Storage en la nube.
Resultados Obtenidos
Flujos de trabajo internos mejorados
Los equipos destacan la simplificación y aceleración de los procesos de gestión de salas y programación de reuniones en todos los departamentos de la empresa.
Reducción de reuniones perdidas
Redujo el número de ausencias y retrasos a las reuniones del 27 % al 2 % al añadir toda la información necesaria en la aplicación y la sincronización con el calendario corporativo.
Minimización de colas para las salas de reuniones
Nos ayudó a optimizar la ocupación de las salas de reuniones eliminando los solapamientos de horarios y controlando mejor el número de salas en ambas oficinas.
Más Casos
Color changing app
Computer-Vision Based App With Color Manipulation
AR Face Detection App
App Based on Open-AR with Facial Recognition