Online-Therapie-Services-Ökosystem
Das vollständig automatisierte Telehealth-System bietet rund um die Uhr Zugang zu Diensten der psychischen Gesundheitsversorgung, die von US-Gesundheitsdienstleistern angeboten werden.
Branche
Gesundheitswesen
Team
22 Mitglieder
Projektstatus:
Beginn 2022
Land
USA
Über das Projekt
Unser Kunde ist ein US-Anbieter von Diensten der psychischen Gesundheitsversorgung mit Fokus auf Online-Angebote. Die Leistungen umfassen psychiatrische Versorgung und Therapie und beinhalten einmalige Termine mit unbegrenztem Chat-Zugang zu zugewiesenen Behandlern. Der Kunde kam mit einer SaaS-Lösung im Einsatz (Kareo EHR-System) zu uns und benötigte eine maßgeschneiderte Plattform für Online-Beratung und -Dienste. Das System musste außerdem in die bestehende Lösung integriert werden und entsprechend dem Geschäftsmodell des Kunden ein Empfehlungsmanagement unterstützen. Der Kunde hat sich für Cleveroad als verlässlichen Partner mit fundierter Expertise in der Entwicklung von Healthcare-Software entschieden.
Ziele für Cleveroad
Entwicklung einer maßgeschneiderten Lösung für die Erbringung und Inanspruchnahme von Diensten der psychischen Gesundheitsversorgung sowie für die Zusammenarbeit mit dem Partner
Aufbau einer Telehealth-Plattform für eine bessere Terminverwaltung für alle Beteiligten: Patienten, Ärzte und System-Admins. Probleme bei der Multi-Channel-Kommunikation beseitigen
Synchronisierung der Termindaten zwischen der bestehenden Lösung (Kareo) und der neu entwickelten Software
Von uns gelieferte Lösungen
Aufbau einer einsatzbereiten Lösung für den Provider und seine Patienten sowie für die Partner. Implementierung eines webbasierten Admin-Panels zur Nutzerverwaltung
Entwicklung der Lösung für Online-Terminbuchung und -planung. Integration des Kommunikationstools, um Termine zu vereinbaren und organisatorische Fragen zeitnah zu klären
Aufbau einer flexiblen Systemarchitektur zur Integration mit dem Kareo-System
Ergebnisse für den Kunden
Ein einsatzbereites System, das zum Geschäftsmodell des Kunden passt und die Belastungen, Vorteile und Ziele aller Beteiligten innerhalb desselben Systems berücksichtigt
Das Unternehmen hat eine stabile und ausfallsichere Plattform erhalten, die die Buchung und Verwaltung von Online-Terminen optimiert. Der Direktchat hat fragmentierte Kommunikationswege zu einem klaren Kanal zusammengeführt und die Workflow-Effizienz erhöht
Unser Team hat das neue System erfolgreich mit Kareo integriert; die Termindaten werden synchronisiert und für die weitere Nutzung gespeichert. Die Datensynchronisation hat erfolgreiche Erfahrungen für Team und Kunden gewährleistet
Geschäftliche Herausforderungen
Unser Kunde, ein US-Anbieter im Bereich der psychischen Gesundheitsversorgung, möchte es Menschen erleichtern, online Therapieunterstützung zu erhalten. Anfangs hat der Kunde Telemedizin-Dienste über eine Drittanbieter-Lösung erbracht. Das Unternehmen stieß jedoch auf funktionale Einschränkungen, die den wachsenden Geschäftsanforderungen nicht gerecht wurden. Der Kunde wollte daher eine maßgeschneiderte Lösung entwickeln, die alle individuellen Anforderungen abdeckt. Unser Kunde brauchte einen verlässlichen technischen Partner, der Folgendes leisten konnte:
Aufbau einer Telemedizin-Plattform von Grund auf, um psychische Gesundheitsdienste für Patienten anzubieten (über Online-Termine und einen Direktchat zwischen Patienten und Anbietern).
Lieferung einer flexiblen Softwarelösung, die in das Kareo EHR-System (langfristig im Einsatz) integriert ist, um Termine zwischen der bestehenden und der neuen Lösung zu synchronisieren.
Entwurf eines intuitiven Systems, das die Zusammenarbeit mit den Partnern automatisiert. Es war erforderlich, ein Partnermodul für die Verwaltung des Empfehlungsprogramms zu implementieren.
Das Projekt im Detail
Wir haben ein medizinisches System von Grund auf entwickelt, dessen Integration mit einem Drittanbieter-Service berücksichtigt und sind zu einem langfristigen technischen Partner für den Kunden geworden
Geschäftsarchitektur
- Wir mussten ein System von Grund auf entwickeln und implementieren, um die bestehenden Geschäftsprozesse zu automatisieren und eine komfortablere digitale Umgebung für Patienten und Anbieter zur Buchung virtueller Termine zu schaffen. Die Geschäftsarchitektur der Lösung umfasst die Funktionen und Aktivitäten der Nutzer in Bezug auf die Verwaltung des gesamten Ökosystems, die Aktivitäten der Therapeuten für Online-Beratungen, die Aktivitäten der Patienten zur Inanspruchnahme von Online-Diensten der psychischen Gesundheitsversorgung sowie die Aktivitäten der Partner zur Verfolgung des Fortschritts ihrer Klienten.
- Ein Web-App-Dashboard für die Partner des Anbieters wurde in die Lösung aufgenommen. Die Geschäftspartner des Unternehmens können über ihr Partnerportal Patienten an das System überweisen, deren Fortschritt und Behandlungspläne kontrollieren und überwachen sowie direkt per Live-Chat mit ihren Patienten kommunizieren. Die Automatisierung von Patientenüberweisungen durch die Partner des Anbieters ist ebenfalls enthalten. Es war erforderlich, das manuelle Prüfen von Faxen oder E-Mails sowie die physische Eingabe dieser Daten in ein Healthcare-System zur Verarbeitung zu vermeiden.
- Die Sicherstellung einer korrekten Datensynchronisation und HIPAA-Konformität des Systems war eine weitere Aufgabe. Die Systemarchitektur wurde so entworfen, dass sie eine neue Lösung mit der Kareo EHR-Software verbindet. So konnte das alte System zur Aufbewahrung von Patientenakten mit einer brandneuen Plattform für die Terminbuchung verbunden werden. Gleichzeitig musste sichergestellt werden, dass unsere Lösung die US-Gesetze und Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten nicht verletzt, weshalb sie HIPAA-konform aufgebaut werden musste.
Produkt-Grundlagen
Schlüsselmodule und Integrationen wurden entsprechend der Geschäftslogik der Lösung umgesetzt
Patienten-Mobile-App
Patienten-Mobile-App
Die Neuregistrierung von Patienten und das KYC-Verfahren sind die zentralen Module der Lösung. Während der Registrierung lädt der Klient Ausweisdokumente hoch und macht ein Selfie. Der Admin verifiziert diese Daten, indem er Selfies und Fotos in den Dokumenten vergleicht. Patienten, die das Bestätigungsverfahren erfolgreich durchlaufen haben und vom Admin genehmigt wurden, erhalten Zugriff auf die Anbieterdatenbank und können den vollen Funktionsumfang des Systems nutzen. Nutzer ergänzen ihr Profil mit den erforderlichen Informationen, um den Registrierungsprozess abzuschließen.
Die Zahlungsfunktion ist für jeden Telemedizin-Entwicklungsprozess unerlässlich. Nutzer können ihre eigenen Zahlungsinformationen verwalten, indem sie sie zu ihrem Profil hinzufügen. Sobald der Anbieter bestätigt, dass die Beratung abgeschlossen ist, wird ein Betrag pro Besuch vom Nutzerkonto abgebucht.
Eine Terminbuchung ist der Kern des Geschäftsmodells der Lösung und die wichtigste Aktivität von Patienten und Ärzten. Daher haben wir besonders darauf geachtet, ein intuitives und einfach zu bedienendes Buchungssystem zu gestalten. Der Buchungsprozess beginnt mit der Suche nach einem Therapeuten. Der Anbieter-Kalender steht zur Ansicht und Auswahl verfügbarer Zeitfenster für die Terminbuchung zur Verfügung. Bei Bedarf kann der Patient ein Pre-Screening-Formular ausfüllen, um die Gründe für die Beratung anzugeben, sodass der Anbieter beim Start des virtuellen Termins bereits über das Anliegen informiert ist.
Das Modul zur Patiententerminierung ermöglicht es Nutzern, ihre Termine bequem zu verwalten und zu planen. Sie können einen Kalender öffnen und Informationen zu bevorstehenden, vergangenen oder zukünftigen Terminen einsehen. Termindetails sind in einer Kurzvorschau verfügbar, sodass Nutzer jederzeit schnell prüfen können, was geplant ist oder wann eine bestimmte Beratung stattgefunden hat.
Provider-Web-App
Provider-Web-App
Die Funktion zur Terminverwaltung für die App des Gesundheitsdienstleisters wird ebenfalls benötigt. Der Spezialist erhält eine geplante Beratung, nachdem diese gebucht oder durch das medizinische Personal bestätigt wurde. Vergangene und bevorstehende bestätigte Termine werden im Kalender des Anbieters angezeigt. Therapeuten können außerdem Termindetails und Patienteninformationen einsehen. Nach Abschluss der Beratung bestätigt der Anbieter im System, dass der Termin stattgefunden hat. Erst danach wird dem Patienten der Betrag berechnet.
Das Patienten-Dashboard wurde geschaffen, damit Ärzte auf die Behandlungsinformationen der Patienten zugreifen können. Es zeigt eine prozentuale Visualisierung (basierend auf Behandlungsbeginn und Entlassdatum), das Datum des Behandlungsbeginns, die Art des Behandlungsprogramms (PHP/IOP-Programm), die aktuelle Medikamentenliste sowie das voraussichtliche Entlassdatum.
Das Modul zur Programmverwaltung für Patienten bündelt alle Programmaktivitäten der Patienten und trägt zu einer effizienten Verwaltung sowie zur Patientennachsorge bei. Gesundheitsdienstleister können die Programme der Patienten bearbeiten, um bessere Behandlungsergebnisse zu erzielen.
Partner-Web-App
Partner-Web-App
Die Partner des Unternehmens können ihre Patienten an das System verweisen, damit sie die Gesundheitsdienste in Anspruch nehmen. Aus diesem Grund haben wir eine separate Web-Portal-Lösung für die Partner der Klinik entwickelt, in der sie sich anmelden und ihre Klienten hinzufügen können, um die Unterstützung der Gesundheitsdienstleister zu erhalten. Sie können den Fortschritt ihrer Patienten über eine eigens dafür entwickelte Funktion verfolgen und die Behandlungsprogramme einsehen.
Das Patientenverwaltungsmodul ermöglicht es Partnern, auf alle Patienten ihrer Organisation zuzugreifen, Details einzusehen sowie auf allgemeine Behandlungsinformationen und Fragebögen der Patienten zuzugreifen. So überweisen Partner nicht nur Patienten, sondern setzen die Zusammenarbeit fort und behalten den Überblick über die Behandlung.
Chat-Modul
Chat-Modul
Unser Team hat eine Chat-Funktion integriert, um eine sichere Peer-to-Peer-Verbindung zwischen Patient und Patient Liaison sowie zwischen Anbieter und Patient Liaison sowie Partner und Patient (nur Patienten der Partner) zu ermöglichen.
Sicherer Echtzeit-Chat wurde über PubNub umgesetzt. Diese Lösung bietet eine HIPAA-konforme Echtzeit-Messaging-Infrastruktur, um die Bereitstellung und Pflege eines hochwertigen Chat-Erlebnisses für die Nutzer des Systems zu erleichtern.
Admin-Panel
Admin-Panel
Das Modul zur Anbieterverwaltung bietet Zugriff auf die Funktionen zur Anbieteradministration. Patient Liaisons können beispielsweise neue Therapeuten ins System aufnehmen und sich um die bestehenden Anbieterkonten kümmern, sodass alle Informationen aktuell sind und alle Spezialisten einen aktuellen Terminkalender haben.
Das Modul zur Patientenverwaltung ist für die Verwaltung der Patientenkonten verantwortlich, einschließlich der KYC-Verifizierung. Patient Liaisons können auf alle Patientenkonten zugreifen, sie einsehen und verwalten. Im KYC-Prozess genehmigen oder lehnen sie die Patientenregistrierung ab und führen die Patienten durch den Registrierungsablauf, indem sie bei Bedarf zusätzliche Informationen kommentieren.
Das Modul zur Terminbuchung bezieht sich auf die Bestätigung des Patient Liaison, dass ein vom Patienten gebuchter Termin stattfinden kann. Patient Liaisons haben Zugriff auf alle Termine im System und können die von Patienten gebuchten Anfragen prüfen. Der Patient Liaison verifiziert (anhand verschiedener Parameter), dass der angeforderte Termin stattfinden kann, und genehmigt ihn anschließend. Sie können Beratungen auch im Auftrag des Patienten umplanen und Termininformationen bearbeiten.
Das Modul zur Zahlungsverwaltung ermöglicht die Verwaltung der Zahlungs- und Transaktionsberichte und die Überprüfung, dass die Zahlung erfolgt ist. Der Patient Liaison kann zudem den pro Besuch zu zahlenden Betrag korrigieren. Dafür gibt es zwei mögliche Gründe:
- Ein Teil des Betrags ist durch eine Versicherung gedeckt, und nur ein bestimmter Prozentsatz ist vom Patienten zu zahlen.
- Es gibt zusätzliche medizinische Leistungen, die erbracht werden können. Diese sind nicht im ursprünglichen Preis pro Besuch enthalten.
In diesen Fällen aktualisiert der Patient Liaison den Betrag, der von der Karte des Patienten abgebucht werden soll, manuell.
Entwicklung im Detail
- Wir haben innerhalb des Projekts zwei Phasen durchgeführt: Discovery und Entwicklung. In der Discovery-Phase hat das Team von Cleveroad den Markt und die Wettbewerber untersucht, Stakeholder befragt und die bestehenden Prozesse und Geschäftsanforderungen des Kunden analysiert. Auf Basis der Recherche haben wir die Anforderungen definiert, die Funktionen zerlegt und detailliert sowie eine Roadmap für die Projektumsetzung erstellt. Anschließend haben unsere Software-Engineers eine HIPAA-konforme Architektur der Plattform entworfen.
- In der Entwicklungsphase haben wir die Discovery-Ergebnisse in das Endprodukt überführt und dabei Branchenvorgaben und Qualitätsstandards eingehalten. Das Entwicklungsteam bestand aus einem Projektmanager, Business Analyst, UI/UX-Designer, Entwicklern, QA- und DevOps-Engineers, Tech-Leads und einem Solutions Architect. Das Team lieferte eine responsive Webplattform für Anbieter, eine Flutter-Mobile-App für Patienten und eine webbasierte Back-Office-Lösung. Im Verlauf der Entwicklung stellte sich heraus, dass die Partner des Anbieters ein praktisches Tool zur Kontrolle und Verfolgung des Erfolgs ihrer Patienten benötigten. Die Arbeit nach Scrum hat es uns ermöglicht, schnell auf die Änderung zu reagieren und ein Partnerportal im Ökosystem zu erstellen und umzusetzen (ursprünglich war das nicht geplant).
- Die Integration mit der SaaS-Lösung (Kareo) war erforderlich, um alle Patienten- und Termindaten über eine bidirektionale Synchronisation (innerhalb und außerhalb von Kareo) zu synchronisieren. Standardmäßig verfügt Kareo über keinen Mechanismus, um neue oder aktualisierte Daten an externe Systeme zu übergeben, weshalb wir eine intervallbasierte Synchronisation implementiert haben, um auf unserer Seite alle Informationen aktuell zu halten. Die Patientendaten werden zudem direkt vor Beginn der Beratung mit der Software des medizinischen Anbieters synchronisiert, sodass Therapeuten die nötigen Informationen sofort zur Hand haben. Wir haben außerdem eine Quality Assurance (QA)-Strategie erstellt, die Integrationstests umfasst, um eine reibungslose Interaktion zwischen den integrierten Modulen der Software sicherzustellen.
- Um die HIPAA-Compliance-Anforderungen zu erfüllen, haben wir die Plattform auf AWS bereitgestellt, einem HIPAA-konformen Anbieter. Mit dem Anspruch, die Sicherheit einer Healthcare-Plattform zu gewährleisten, hat Cleveroad Verschlüsselung für sensible Daten implementiert, insbesondere PHI und ePHI, und die Datenübertragung über Secure Socket Layer (SSL) eingerichtet. Wir haben den Verschlüsselungsalgorithmus AES-256 sowie weitere Sicherheits- und Datenschutz-Tools im Healthcare-Bereich für den Zugriff auf, die Nutzung und die Weitergabe vertraulicher medizinischer Informationen eingesetzt.
- Das Terminsystem ist der Kern der Lösung. Unser Team hat ein System von Grund auf aufgebaut und seine Skalierbarkeit sichergestellt, sodass es mehrere Terminsitzungen (Schichten) effektiv abwickeln kann. Gleichzeitig sollte es für neues Personal ohne zusätzliches Onboarding intuitiv verständlich sein. Daher haben wir besonderes Augenmerk auf Design und Entwicklung gelegt. Unsere Spezialisten haben mehrere Designkonzepte intern mit Unterstützung und Freigaben des Kundenteams getestet. Ein durchdachter Ansatz beim Design des Terminsystems hat es uns ermöglicht, die Implementierungsphase mit einem vollständigen Verständnis dafür zu beginnen, was das Kundenteam genau benötigt.
Technologie-Stack
Der Tech-Stack wurde unter Berücksichtigung der Kundenbedürfnisse und der Geschäftslogik der Lösung ausgewählt und eingesetzt
Web-Stack
Backend
C#
Redis
MySQL
RESTful API
Frontend
React.js
Redux
Skote Template
Mobile-Architektur
Plattformübergreifend (iOS und Android)
Flutter
Externe Integrationen
Kareo
Stripe
Zoom
Jotform
PubNub
Erzielte Ergebnisse
Ein maßgeschneidertes System für die Telemedizin
Der Kunde hat eine einzige Lösung erhalten, die alle Funktionen abdeckt, die für die Umsetzung der Geschäftslogik erforderlich sind. Die neu entwickelte Plattform hat es dem Kunden ermöglicht, bestehende Geschäftsprozesse zu automatisieren und sich in der Healthcare-Nische zu etablieren, indem eine durchgängige Fernversorgung geboten wird, die Patienten mit ihren Therapeuten und Partnern in einer digitalen Umgebung verbindet.
Ausgezeichnetes Feedback und schnelle Akzeptanz durch Nutzer
Die Systemfunktionalität, die eine Mobile-App, Web-Apps und das Admin-Panel umfasst, ermöglichte es, eine einheitliche Plattform für ein ideales digitales Erlebnis aller Beteiligten bereitzustellen. Die Verfügbarkeit psychischer Gesundheitsdienste mit komfortabler Terminbuchung und -verwaltung hat es dem Unternehmen ermöglicht, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Der HIPAA-konforme Service mit synchronisierter Datenbank
Die Patienten- und Termindaten wurden erfolgreich mit der bestehenden Lösung des Kunden synchronisiert. Das hat es der Klinik ermöglicht, die Kontinuität der Versorgungsumgebung sicherzustellen und die administrativen Prozesse zu verbessern. Dank unserer Lösung steht der Kunde nicht im Risiko von HIPAA-Verstößen und bietet seinen Patienten Datenschutzgarantien und therapeutische Unterstützung.
