Bewerbungssystem mit Bibliothek für Dokumentation
Eine Software-Lösung, die das Ausfüllen von Bewerbungsformularen, die Stellensuche und die Ablage von Zertifikaten vereinfacht und automatisiert
Branche
Enterprise
Team
15 Mitglieder
Gestartet
2022
Land
USA
Ãœber das Projekt
Unser Kunde ist ein US-Unternehmen, das Spezialdienstleistungen für gewerbliche und industrielle Unternehmen erbringt, in vielen Bereichen tätig ist und unter strengen gesetzlichen Anforderungen operieren muss, was die Personaleinstellung erschwert. Der Kunde benötigte eine digitale Lösung, um Bewerbungen schnell einzureichen und zu bearbeiten, nach Stellen zu suchen und berufliche Zertifizierungen zu präsentieren.
Ziele für Cleveroad
Digitalisierung des Ausfüllens neuer Employment-Application-Formulare sowie der Erstellung und Einreichung von Stellenbewerbungen
Sicherstellung, dass die Bearbeitung der Bewerbungsformulare sowie Prüfung und Bestätigung durch den Arbeitgeber den Anforderungen der US-Behörden entspricht
Bereitstellung einer Softwarelösung zur Strukturierung des Einstellungsprozesses und zur geordneten Ablage der beruflichen Unterlagen der Bewerber
Bereitgestellte Lösungen
Entwicklung einer nativen mobilen App für Bewerber unter iOS; anschließende Erstellung einer plattformübergreifenden App zur Abdeckung der Android-OS-Nutzer
Erstellung eines responsiven Layouts für das webbasierte Administrationspanel und die Funktionalität der mobilen Anwendungen unter Berücksichtigung der USCIS-Anforderungen
Erstellung einer Online-„Zertifikatsbibliothek", in der Mitarbeiter ihre Zertifikate zur Bestätigung ihres Qualifikationsniveaus hochladen und ablegen können
Ergebnisse für den Kunden
Das Einreichen der Bewerbungsformulare ist einfach und schnell geworden, sodass das Unternehmen die Prozesse der Einstellung und Prüfung von Bewerbungen verbessert hat
Das einstellende Unternehmen kann Bewerbungsformulare schnell bearbeiten, prüfen und die Arbeit der Mitarbeiter durch ein in der US-Gesetzgebung vorgegebenes Verfahren steuern
Eine komfortable Online-Bibliothek vereinfacht die Arbeitsabläufe des Unternehmens und erlaubt es App-Nutzern, berufliche Zertifikate hochzuladen, geordnet abzulegen und nachzuweisen
Geschäftliche Herausforderungen
Unser Kunde ist auf dem US-Markt tätig und bietet zahlreiche Spezialdienstleistungen an, um die Anforderungen verschiedener Einsatzorte zu erfüllen. Das Unternehmen benötigte eine moderne und komfortable Softwarelösung zur Entgegennahme, Bearbeitung und Prüfung von Bewerbungsformularen von Stellensuchenden sowie zur Ablage der beruflichen Unterlagen der eingestellten Mitarbeiter. Daher suchte unser Kunde einen Technologiepartner, der:
eine mobile App für Stellenbewerber entwickelt, die das Einreichen von Formularen, das Erstellen eines Lebenslaufs, die Suche nach passenden Stellen sowie das Hochladen und Ablegen beruflicher Zertifikate digitalisiert.
dem Unternehmen eine webbasierte Lösung bereitstellt, die das Anlegen neuer Stellenformulare und die Verwaltung der Mitarbeiterdatenbank, der Bewerbungsformulare, der hochgeladenen Berufszertifikate sowie die Protokollierung und Verfolgung der Mitarbeiterarbeit erleichtert.
sicherstellt, dass die Softwarelösung den Anforderungen der US Citizenship and Immigration Services (USCIS) hinsichtlich Qualifikationsbestätigung, Einstellungsverfahren des Arbeitgebers und Entgegennahme der Unterlagen entspricht.
Projekt im Detail
Wir haben dem Kunden eine Lösung mit nativen und plattformübergreifenden Apps sowie einem Web-Admin-Panel angeboten und diese erfolgreich entwickelt
Geschäftsarchitektur
- Die ursprüngliche Lösung basierte auf einer nativen iOS-Mobile-App, die wir erfolgreich entwickelt und veröffentlicht haben. Der Kunde wollte jedoch den Bewerber-Kreis erweitern und benötigte eine zusätzliche App. Wir haben eine plattformübergreifende Anwendung vorgeschlagen, die schnell zu entwickeln und hinsichtlich der unterstützten Geräte vielseitig einsetzbar ist.
- Wir haben außerdem ein Web-Admin-Panel konzipiert, das dem Super Admin und den Admins der Plattform zur Verfügung steht. Der Super Admin kann Admins verwalten und Zertifikate anlegen. Plattform-Admins können Mitarbeiter, Employment-Application-Formulare und Mitarbeiterhandbücher verwalten sowie Stellen und Positionen/Berufsbezeichnungen anlegen.
- Die gesamte Lösung wurde unter Berücksichtigung der erforderlichen Konformität mit den US-USCIS-Anforderungen bei der Einstellung von Mitarbeitern konzipiert – konkret die Entgegennahme von Unterlagen innerhalb von 3 Werktagen, damit Bewerber ein Employment-Application-Formular ausfüllen können. Wir haben zudem eine komfortable Zertifikatsbibliothek zur Ablage der hinzugefügten Zertifikate sowie Funktionen zur Verwaltung von Bewerbungen, Arbeit, Zeiterfassung und zugehörigen Prozessen entwickelt.
Kernfunktionen des Produkts
Wir haben mobile Apps, ein Web-Admin-Panel und eine Zertifikatsbibliothek entwickelt, um die benötigten Funktionen abzudecken und die Geschäftsprozesse des Kunden zu vereinfachen
Mobile App
Mobile App
Die Autorisierung in der App erfolgt über E-Mail und Passwort. Um auf die mobile Anwendung zuzugreifen, müssen Nutzer ihre E-Mail-Adresse bestätigen, indem sie einen erhaltenen Link öffnen. Solange die Bewerber noch nicht eingestellt sind, können sie alle App-Funktionen mit Ausnahme von „Employment Application" und „Personal Time Keeper" nutzen. Um diese Funktionen zu nutzen, müssen sich Mitarbeiter auf eine Stelle bewerben und die Freigabe durch den Admin erhalten.
Eine Stellensuche, die in der App implementiert wurde, beschleunigt den Auswahlprozess und ermöglicht es Nutzern, die passendsten Angebote auszuwählen. Filter helfen dem Bewerber, eine bestimmte Stelle zu finden. App-Nutzer können einfach mit der Karte interagieren sowie Lebensläufe/CVs erstellen, hochladen und versenden, um sich auf eine Stelle zu bewerben.
Die zugehörigen Funktionen der App vereinfachen den Empfang von Benachrichtigungen, das Einreichen von Stellenformularen und die Arbeitszeiterfassung. Dank des Personal Time Keeper können Mitarbeiter beispielsweise mit dem Smartphone die Zeit mit Tag-/Nachtschicht erfassen sowie Berichte erstellen und versenden, sodass die Aufzeichnungen ihrer Arbeit gemäß den üblichen Datenschutzanforderungen sicher gespeichert werden können.
Bewerbungen und Bibliothek
Bewerbungen und Bibliothek
Das Ausfüllen des Employment-Application-Formulars umfasst 12 Schritte und ist über die mobile App verfügbar. Wenn sich Mitarbeiter durch Einsendung ihres Lebenslaufs auf eine Stelle bewerben, stellt der Admin den Schalter auf „On". Ihr Status wechselt zu „Pending", und die Mitarbeiter erhalten 3 Werktage Zugriff auf die Employment Application, um sie auszufüllen.
Nachdem die Bewerber das Formular ausgefüllt und innerhalb dieses Zeitraums an den Admin gesendet haben, wechselt ihr Status zu „Hired", andernfalls zu „Didn't submit an Employment Application within 3 days". Diese Funktion wurde gemäß den USCIS-Regeln bereitgestellt (Completing Section 2).
Die Zertifikatsbibliothek ermöglicht es eingestellten Bewerbern, ihre beruflichen Zertifikate komfortabel abzulegen und zu ordnen. Mitarbeiter können Zertifikate löschen und auch per E-Mail versenden. Nutzer können zudem das Formular W-4 und weitere Nachweise des Qualifikationsniveaus hochladen.
Admin Panel
Admin Panel
Ein Web-Admin-Panel steht dem Super Admin und den Admins der Plattform zur Verfügung. Die digitale Umgebung wurde übersichtlich und intuitiv verständlich gestaltet, sodass Mitarbeiter des Unternehmens Mitarbeiter, deren Konten, Stellenpositionen, verschiedene Listen und Dokumente schnell verwalten können.
Der Super Admin kann das Kundenkonto und die hochgeladenen Zertifikate (Funktion in der mobilen App) anlegen, löschen und verwalten sowie auf die Kundenverwaltung, die Zertifikatsbibliothek und die Einstellungen zugreifen.
Die System-Admins können Mitarbeiter und deren Status verwalten, unpassende Kandidaten ablehnen sowie:
- Mitarbeiterkonten anlegen, löschen und bearbeiten
- Stellenpositionen anlegen, löschen, mit Status versehen und bearbeiten
- Listen der angelegten (eingestellten) Mitarbeiter, Stellen und eingereichten Lebensläufe verwalten
- Dokumente herunterladen und einsehen
- Mitarbeiterhandbücher hochladen, einsehen und löschen
- Mitarbeiterprofile öffnen
Entwicklung im Detail
- In der Discovery-Phase haben wir alle Kundenanforderungen geklärt und den Funktionsumfang definiert, der die vom Kunden und unserem Team vorgesehenen Funktionen umfasste. Die Ergebnisse der Discovery-Phase umfassten eine Feature Breakdown List und ein Spezifikationsdokument mit funktionalen, nicht-funktionalen und technischen Anforderungen. Ein Entwicklungsteam bestand aus einem Business Analyst, UI/UX-Designer, Backend-, iOS- und Flutter-Entwicklern, QA- und DevOps-Engineers sowie einem Projektmanager.
- Zunächst standen wir vor der Entwicklung einer nativen iOS-Anwendung, da unser Kunde vor allem Nutzer aus den USA abdecken wollte, wo die Apple-Zielgruppe groß ist. Daher konzentrierten wir uns in den ersten drei Iterationen auf die Lieferung einer Lösung, die auf iOS-Geräten und in Webbrowsern verfügbar ist, um das neue Employment-Application-Formular zu digitalisieren.
- Die Flutter-basierte mobile App, die alle Nutzergruppen abdeckt, war der nächste Schritt. Nachdem die native iOS-Anwendung erstellt und veröffentlicht worden war, wollte der Kunde die Zielgruppe um Nutzer anderer Betriebssysteme erweitern. Wir haben eine plattformübergreifende Lösung vorgeschlagen, die die Entwicklung beschleunigt und das Budget des Kunden optimiert.
- Ein Web-Admin-Panel (responsives Layout) und eine Zertifikatsbibliothek wurden entwickelt, um die Kernabläufe zu vereinfachen: Stellensuche, Erstellung von Lebensläufen, Bewerbung auf eine Stelle und Erfassung der Arbeitszeit. Darüber hinaus können Mitarbeiter des Unternehmens mit einer Karte interagieren, ihre Arbeitszeit über das Smartphone erfassen und Berichte senden, um die Aufzeichnungen zu pflegen.
Technologie-Stack
Der Tech-Stack wurde unter Berücksichtigung der Kundenanforderungen, der Geschäftslogik der Lösung und der USCIS-Regeln ausgewählt und eingesetzt
Web-Stack
Frontend
React.js
Redux
Bootstrap
Backend
C#
Swagger
.NET
SQL Server
Mobile Architektur
iOS
Swift
Alamofire
Plattformübergreifend
Dart
Flutter
AWS-Infrastruktur
S3
Amazon SES
Amazon RDS
Amazon EC2
Externe Integrationen
Firebase Cloud Messaging
Google Map Api
Erzielte Ergebnisse
Beschleunigung beim Ausfüllen der Employment-Application-Formulare
Die mobilen Apps ermöglichten es, das Einreichen von Employment-Application-Formularen zu digitalisieren und intuitiv zu gestalten. Die plattformübergreifende Lösung erlaubt es Bewerbern, sich über ein iOS- oder Android-Mobilgerät zu bewerben. Im Ergebnis hat sich die Bearbeitung der Bewerbungen beschleunigt und die Personalkosten im Unternehmen reduziert.
Reduzierter Zeitaufwand für die Verwaltung von Mitarbeitern und Stellen
Die durchdachte Architektur und Funktionalität der Lösung berücksichtigen die Besonderheiten der Unternehmensverwaltung und des Dokumentenflusses. Die Bearbeitung von Bewerbungen, die Erfassung der Arbeitszeit sowie die Ablage und Handhabung von Zertifikaten sind einfacher geworden. Das Unternehmen hat die Kontrolle über den Workflow verbessert, was angesichts der Vielfalt der Stellenpositionen wesentlich war.
Bearbeitung von Mitarbeiterdokumenten gemäß US-Recht
Unsere Lösung wurde rund um die Besonderheiten der Mitarbeitereinstellung in den USA aufgebaut. Bei der schrittweisen Einreichung von Bewerbungsformularen haben wir die aktuellen USCIS-Standards zur Prüfung, Bestätigung und zu den Verantwortlichkeiten des Arbeitgebers bei der Bearbeitung von Dokumenten im Rahmen einer Stellenbewerbung berücksichtigt. Unser Kunde kann die Software im Einklang mit dem US-Arbeitsrecht uneingeschränkt nutzen.
Weitere Fallstudien
Documentation
Quality Management System Compliant with FDA and ISO
