Sistema de Solicitud de Empleo con Biblioteca para la Documentación
Una solución de software que agiliza y automatiza la cumplimentación de formularios de solicitud de empleo, la búsqueda de vacantes y el almacenamiento de certificados
Sector
Empresa
Equipo
15 miembros
Lanzamiento
2022
País
EE. UU.
Sobre el Proyecto
Nuestro cliente es una empresa estadounidense que presta servicios especializados a negocios comerciales e industriales, trabaja en muchos ámbitos y tiene que operar bajo estrictos requisitos legales, lo que dificulta la contratación. El cliente necesitaba una solución digital para presentar y tramitar rápidamente las solicitudes de empleo, buscar puestos de trabajo y mostrar la certificación profesional.
Objetivos planteados a Cleveroad
Digitalizar el proceso de cumplimentación de los nuevos formularios de Solicitud de Empleo y de creación y envío de currículums para puestos de trabajo
Garantizar que la tramitación de los formularios de solicitud y la revisión y certificación por parte de los empleadores cumplen los requisitos de las autoridades estadounidenses
Proporcionar una solución de software para organizar el flujo de trabajo de contratación y ordenar el almacenamiento de la documentación profesional de los solicitantes
Soluciones que hemos entregado
Desarrollo de una aplicación móvil nativa para los solicitantes que utilizan iOS: posterior creación de una aplicación multiplataforma para cubrir a los usuarios de Android OS
Creación de un diseño responsive para el panel de administración basado en web y la funcionalidad de las aplicaciones móviles teniendo en cuenta los requisitos de USCIS
Creación de una «Biblioteca de Certificaciones» online donde los empleados pueden subir y almacenar sus certificados que confirman su nivel profesional
Resultados para el Cliente
Presentar los formularios de Empleo se ha vuelto fácil y rápido, por lo que la empresa mejoró los procesos de contratación y de valoración de las solicitudes de empleo
La empresa contratante puede tramitar rápidamente los formularios de los solicitantes, verificarlos y gestionar el trabajo de los empleados mediante un proceso especificado por la legislación estadounidense
Una cómoda biblioteca online simplifica los flujos de trabajo de la empresa y permite a los usuarios de la aplicación subir, almacenar de forma ordenada y mostrar los certificados profesionales
Retos Empresariales
Nuestro cliente opera en el mercado estadounidense y presta numerosos servicios especializados para satisfacer las necesidades de diversos centros de trabajo. La empresa necesitaba una solución de software moderna y cómoda para recibir los formularios de Solicitud de Empleo de los candidatos, tramitarlos y revisarlos, así como para almacenar la documentación profesional de los empleados contratados. Por eso, nuestro cliente buscaba un socio técnico que debía:
Crear una aplicación móvil para los candidatos a un empleo que ayudara a digitalizar el proceso de presentación de formularios, creación de un currículum, búsqueda de vacantes adecuadas, y descarga y almacenamiento de certificados profesionales.
Proporcionar a la empresa una solución basada en web que facilite la presentación de formularios de nuevas vacantes y la gestión de la base de datos de empleados, los formularios de solicitud, los certificados profesionales subidos y el registro y seguimiento del trabajo del personal.
Garantizar que la solución de software cumple los requisitos del US Citizenship and Immigration Services (USCIS) para la confirmación de la competencia, los procedimientos de contratación del empleador y la recepción de la documentación.
Proyecto en Detalle
Ofrecimos al cliente una solución que incluía aplicaciones nativas y multiplataforma y un panel de administración web, y las desarrollamos con éxito
Arquitectura de Negocio
- La solución inicial se basaba en una aplicación móvil nativa para iOS, que desarrollamos y lanzamos con éxito. Sin embargo, el cliente quería ampliar el alcance entre los solicitantes y necesitaba una aplicación adicional. Propusimos una aplicación multiplataforma rápida de desarrollar y versátil en cuanto a la gama de dispositivos compatibles.
- También diseñamos un panel de administración web disponible para el Super Admin y los Administradores de la plataforma. El Super Admin puede gestionar a los Administradores y crear Certificados. Los administradores de la plataforma pueden gestionar a los Empleados, los formularios de solicitud de empleo y los manuales del empleado, así como crear puestos de trabajo y Cargos/Títulos.
- Toda la solución se ha diseñado teniendo en cuenta la necesidad de cumplir los requisitos de USCIS de EE. UU. en la contratación de empleados, en concreto la recepción de los documentos en un plazo de 3 días hábiles para que los candidatos puedan cumplimentar una Solicitud de Empleo. También desarrollamos una cómoda Biblioteca de Certificaciones para almacenar los certificados añadidos y funcionalidad para gestionar las solicitudes, el trabajo, el registro de tiempo y los procesos relacionados.
Aspectos Esenciales del Producto
Hemos desarrollado aplicaciones móviles, un panel de administración web y una Biblioteca de Certificaciones para cubrir la funcionalidad necesaria y simplificar los procesos de negocio del cliente
Aplicación Móvil
Aplicación Móvil
La autorización en la aplicación está disponible mediante correo electrónico y contraseña. Para acceder a la aplicación móvil, los usuarios deben confirmar su correo electrónico abriendo un enlace recibido. Mientras los solicitantes aún no han sido contratados, pueden utilizar todas las funcionalidades de la aplicación excepto «Solicitud de Empleo» y «Registro Personal de Tiempo». Para acceder a estas funcionalidades, los empleados tienen que solicitar un puesto de trabajo y obtener la aprobación del Administrador.
La búsqueda de empleo implementada en la aplicación agiliza el proceso de selección y permite a los usuarios elegir las ofertas más adecuadas. Los filtros ayudan al solicitante a encontrar un puesto concreto. Los usuarios de la aplicación pueden interactuar fácilmente con el mapa y crear, subir y enviar currículums/CV para solicitar una vacante.
Las funcionalidades correspondientes de la aplicación simplifican el proceso de recepción de notificaciones, presentación de formularios de vacantes y registro del tiempo de trabajo. Por ejemplo, gracias al Registro Personal de Tiempo, los empleados pueden utilizar los smartphones para registrar el tiempo con turnos de día/noche y crear y enviar informes, de modo que los registros de su trabajo puedan almacenarse de forma segura conforme a los requisitos habituales de protección de datos.
Solicitudes y Biblioteca
Solicitudes y Biblioteca
La cumplimentación del formulario de Solicitud de Empleo incluye 12 pasos y está disponible a través de la aplicación móvil. Cuando los empleados solicitan un puesto de trabajo enviando sus currículums, el Administrador activa el interruptor en «Activado». Su estado pasa a «Pendiente» y los empleados obtienen acceso a la Solicitud de Empleo durante 3 días hábiles para cumplimentarla.
Una vez que los solicitantes cumplimentan el formulario y lo envían al Administrador dentro de este plazo, su estado cambia a «Contratado»; de lo contrario, a «No presentó una Solicitud de Empleo en 3 días». Esta funcionalidad se proporciona conforme a las normas de USCIS (Cumplimentación de la Sección 2).
La Biblioteca de Certificaciones permite a los solicitantes contratados almacenar y ordenar cómodamente sus certificados profesionales. Los empleados también pueden eliminar certificados y enviarlos por correo electrónico. Los usuarios también pueden subir el formulario W-4 y otros justificantes de su nivel profesional.
Panel de Administración
Panel de Administración
Un panel de administración web está disponible para el Super Admin y los Administradores de la plataforma. El entorno digital se creó fácil de navegar e intuitivamente comprensible, de modo que el personal de la empresa puede gestionar rápidamente a los empleados, sus cuentas, los puestos de trabajo, diversas listas y documentos.
El Super Admin puede crear, eliminar y gestionar la cuenta de un Cliente y los certificados subidos (funcionalidad de la aplicación móvil), así como acceder a la gestión de Clientes, la Biblioteca de Certificaciones y los Ajustes.
Los Administradores del sistema pueden gestionar a los empleados y sus estados, rechazar a los candidatos no idóneos y:
- Crear, eliminar y editar las cuentas de los empleados
- Crear, eliminar, establecer el estado y editar los puestos de trabajo
- Gestionar las listas de empleados creados (contratados), puestos de trabajo y currículums presentados
- Descargar y ver documentos
- Subir, ver y eliminar los Manuales del Empleado
- Abrir el perfil del empleado
Desarrollo en Detalle
- En la etapa de Discovery, aclaramos todos los requisitos del cliente y definimos el alcance de las funcionalidades, que incluía las funcionalidades propuestas por el cliente y por nuestro equipo. Los entregables de la etapa de Discovery incluían una lista de desglose de funcionalidades (Feature Breakdown) y un documento de especificación con los requisitos funcionales, no funcionales y técnicos. El equipo de desarrollo estaba formado por un analista de negocio, un diseñador UI/UX, desarrolladores backend, iOS y Flutter, ingenieros de QA y DevOps, y un project manager.
- Inicialmente, nos enfrentamos al desarrollo de una aplicación nativa para iOS, ya que nuestro cliente quería cubrir principalmente a los usuarios de EE. UU., donde la audiencia de Apple es grande. Por eso, durante las tres primeras iteraciones, nos centramos en la entrega de una solución disponible en dispositivos iOS y navegadores web para digitalizar el nuevo formulario de solicitud de empleo.
- La aplicación móvil basada en Flutter que cubría a todos los grupos de usuarios fue el siguiente paso. Después de crear y lanzar la aplicación nativa para iOS, el cliente quería ampliar la audiencia con usuarios de otros sistemas operativos. Propusimos una solución multiplataforma que acelera el desarrollo y optimiza el presupuesto del cliente.
- Se desarrollaron un panel de administración web (diseño responsive) y una Biblioteca de Certificaciones para simplificar las operaciones principales: buscar empleo, crear currículums, solicitar un puesto de trabajo y registrar el tiempo de trabajo. Además, los empleados de la empresa pueden interactuar con un mapa, registrar el tiempo de trabajo utilizando sus teléfonos y enviar informes para mantener los registros.
Stack tecnológico
El stack tecnológico se eligió y se utilizó teniendo en cuenta los requisitos del cliente, la lógica de negocio de la solución y las normas de USCIS
Stack Web
Frontend
React.js
Redux
Bootstrap
Backend
C#
Swagger
.NET
SQL Server
Arquitectura Móvil
iOS
Swift
Alamofire
Multiplataforma
Dart
Flutter
Infraestructura de AWS
S3
Amazon SES
Amazon RDS
Amazon EC2
Integraciones Externas
Firebase Cloud Messaging
Google Map Api
Resultados Obtenidos
Aceleración de la cumplimentación de los formularios de Solicitud de Empleo
Las aplicaciones móviles hicieron posible digitalizar la presentación de los formularios de Solicitud de Empleo y hacerla intuitiva. La solución multiplataforma permite a los candidatos presentar su solicitud utilizando un dispositivo móvil iOS o Android. Como resultado, la tramitación de las solicitudes se ha acelerado, reduciendo los costes laborales de la empresa.
Reducción del tiempo dedicado a la gestión de empleados y puestos de trabajo
La sofisticada arquitectura y funcionalidad de la solución tienen en cuenta las particularidades de la gestión y del flujo documental de la empresa. La tramitación de solicitudes, el registro del tiempo de trabajo y el almacenamiento y manejo de los certificados se han vuelto más sencillos. La empresa mejoró el control sobre el flujo de trabajo, lo que era esencial dada la variedad de puestos de trabajo.
Tramitación de los documentos de los empleados conforme a la legislación estadounidense
Nuestra solución se construyó en torno a las particularidades de la contratación de empleados en EE. UU. En la presentación paso a paso de los formularios de solicitud, tuvimos en cuenta las normas de USCIS vigentes en materia de revisión del empleador, certificación y responsabilidades en la tramitación de documentos al solicitar un empleo. Nuestro cliente puede utilizar libremente el software, cumpliendo la legislación laboral estadounidense.
Más Casos
Documentation
Quality Management System Compliant with FDA and ISO
